Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer in de PKN (VKB) - Artikelen - Geld - Geldbeheer - Algemeen

Een goed gevoerde boekhouding vormt, samen met een
up-to-date bijgehouden ledenadministratie het kloppend
hart van een kerkelijk bureau. Beide zaken worden
misschien niet als het meest spannende onderdeel
gezien, maar een correct bijgehouden boekhouding
biedt de penningmeester en daarmee het college van
kerkrentmeesters een uitstekend overzicht in het financiële
reilen en zeilen van de kerk. Op basis van deze
gegevens kunnen weloverwogen beslissingen genomen
worden, die vaak van wezenlijk belang zijn voor de kerk.
Daarnaast geeft een financieel jaarverslag ook de
(betrokken) gemeenteleden een goed inzicht hoe het er
voor staat met hun kerk.

Goed gereedschap

Om de financiële administratie van een kerk adequaat bij te houden heb je goed gereedschap nodig. De tijd van een papieren grootboek, waarbij de posten diverse keren werden overschreven, ligt toch grotendeels achter ons. Er zijn nog gemeenten die hun administratie in een 14 koloms tabellarisch kas-bankboek schrijven of in Excelbestand bijhouden. Voor kleinere gemeenten die maar weinig mutaties hebben of administrateurs die geen computer hebben of hier geen affiniteit mee hebben, is het misschien nog handig om de administratie op papier bij te houden. Maar bij een grotere gemeente met meerdere predikanten en gebouwen is het raadzaam een computer met een goed boekhoudpakket te gebruiken. Deze tijd vraagt om goed onderbouwde beslissingen, die moderne penningmeesters vaak baseren op tussentijdse rapportages. Dan biedt een via de computer bijgehouden administratie veel voordelen. Toch kan de keuze welke computer en vooral ook welke software te gebruiken veel hoofdbrekens geven. Voor de hobbyisten kan het aardig lijken om een leuke spreadsheet in Excel te bouwen, maar je moet dan goed weten wat je aan het doen bent, want een fout is er zo ingeslopen.

Administratie centraal

De meeste kerkrentmeesters zullen nog het boekhoudprogramma ‘King SMR’ van de SMRA kennen. Dit programma was specifiek voor de kerkelijke gemeenten beschikbaar. De SMRA zorgde voor het dealerschap en bood ook ondersteuning door middel van een helpdesk. Dit was lange tijd een goede oplossing voor de plaatselijke kerk. Maar met de komst van Numeri in het vooruitzicht, heeft de SMRA besloten om ‘King SMR’ niet meer te ondersteunen en de licenties teruggegeven aan Quadrant. De ‘King SMR’-gebruikers hebben destijds hierover bericht van Quadrant gehad.

Het idee van Protestantse Kerk in Nederland om met het pakket Numeri ook de financiële administratie centraal te gaan voeren is een prima gedachte. Het past binnen de doelstellingen van de PKN om de aangesloten kerken hiermee te ondersteunen. Je hoeft dan als plaatselijke gemeente niet meer het wiel uit te vinden, maar kunt met een kant en klaar boekhoudpakket aan de slag. Ook handig bij het uitvallen van de administrateur; een andere gemeente of kerkelijk bureau zou de administratie makkelijk over kunnen nemen, want de handelingen en de grootboekrekeningen zijn hetzelfde. En gemakkelijk voor de accountants en penningmeesters, zij kunnen via een eigen inlogcode de administratie bekijken en eventueel corrigeren.

Korte termijnoplossing

Het lijkt het er echter helaas op dat Numeri nog even op zich laat wachten, terwijl ook een centrale financiële administratie uit het beeld verdwenen lijkt. Kerkelijke gemeentes die op korte termijn toe zijn aan een nieuw softwarepakket, kunnen kiezen uit enkele tientallen aanbieders van algemene boekhoudsoftware. Op het gebied van gespecialiseerde kerkelijke boekhouding zijn echter twee pakketten de marktleiders: Quadrant met ‘King’ en Hagrusoft met ‘Cashflow’. In de praktijk wordt de M-versie van ‘King’ gebruikt door de grotere gemeenten met meerdere gebruikers. ‘Cashflow’ (pro) wordt in het algemeen gebruikt door de kleinere gemeenten. Voor meer informatie over deze boekhoudpakketten, kijk op www.vzutphen. nl en www.hagrusoft.nl. Daarnaast kunt u voor advies of ondersteuning over boekhoudpakketten contact opnemen met Stout Consultancy, www.stoutconsultancy.nl

De meest ideale oplossing zou zijn om de software niet meer op een lokale computer te installeren, maar via hosting te gaan werken. Bij hosting huurt u een gedeelte van een server (grote computer) waarmee u via internet in verbinding staat. Op deze server kunt u gebruik maken van de door u gewenste programma’s. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de nieuwste versies of onderhoud. Dat wordt allemaal voor u geregeld.
Een ander voordeel is verder dat uw gegevens op een veilige locatie staan. Dus als uw computer gestolen wordt of crasht en u heeft geen back-up gemaakt dan blijven uw gegevens toch beschikbaar. Ook maakt de locatie waar u werkt dus ook niet meer uit, mits u maar een internetaansluiting heeft. Dit is ook handig voor de penningmeester of de accountant, die door middel van een goed beveiligde inlogcode de gegevens ook kunnen bekijken. Wellicht is dit op langere termijn een goede en kostenbesparende optie voor de PKN.

De heer Stout is eigenaar van het bedrijf Stout Consultancy en adviseur betalingsverkeer leden- en financiële administratie.

Terug naar overzicht

Ik wil starten met VKB Academy.

Verzekeringen

U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.