Het toezien van de Kerk en het college van kerkrentmeesters
Geschreven door R.M. Belder Datum: 15-2-2010
“Waar gelden van de gemeenschap worden beheerd, moet verantwoording worden afgelegd. Dat ligt opgesloten in de term ‘rentmeesterschap’. Deze verantwoording dient te worden afgelegd door alle beherende lichamen in de Kerk en wel aan onafhankelijke en speciaal voor het toezien in het leven geroepen instanties. Dit geldt ook voor de gemeenten en de organen in de gemeenten, zoals het college van diakenen en het college van kerkrentmeesters en de kerkenraad. Dit toezien is een van de manieren waarop de gemeenten voor elkaar zorgen en waarop de Kerk voor de gemeenten zorgt. Er wordt ook op toegezien dat de Kerk verantwoord omgaat met de haar door de gemeenten toevertrouwde gelden”
Zo luidde zestien jaar geleden de toelichting van de werkgroep kerkorde op artikel XIII-5 van het concept voor de kerkorde voor de Protestantse Kerk in Nederland. Dit artikel bepaalt dat ‘op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden wordt toegezien door de daartoe aangewezen organen van de Kerk’. Ordinantie 11 van de kerkorde werkt dat verder uit.
Zo luidde zestien jaar geleden de toelichting van de werkgroep kerkorde op artikel XIII-5 van het concept voor de kerkorde voor de Protestantse Kerk in Nederland. Dit artikel bepaalt dat ‘op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden wordt toegezien door de daartoe aangewezen organen van de Kerk’. Ordinantie 11 van de kerkorde werkt dat verder uit.
RCBB en de jaarstukken
In elk gebied van een Algemene Classicale Vergadering (ACV) is er het Regionale College voor de Behandeling van Beheerszaken (RCBB), dat uit tenminste zeven leden bestaat, die benoemd worden door de leden van de Kerk binnen het gebied. Naast expertise voor het kerkrentmeesterlijk beheer is ook de diaconale expertise in het college aanwezig. De leden van het RCBB worden voor vier jaar benoemd en zijn eenmaal terstond herkiesbaar. De voorzitter van het RCBB wordt door de ACV aangewezen. De kerkordelijke taken van het RCBB staan in artikel 22 en 23 van ordinantie 11.
Als de begroting en de jaarrekening van het college van kerkrentmeesters en van het college van diakenen door de kerkenraad zijn vastgesteld, worden ze voorgelegd aan het RCBB (ord. 11-8-1). De begroting moet vóór 15 december worden ingestuurd (waarbij ter informatie het beleidsplan wordt meegezonden), de rekeningen vóór 15 juni (in dit geval wordt het rapport van de gehouden controle bijgevoegd). Voor lutherse gemeenten geldt bovendien dat deze jaarstukken ook aan de financiële commissie van de Evangelisch-Lutherse synode moeten worden gezonden.
Als er in de loop van het begrotingsjaar besluiten genomen worden met financiële gevolgen die buiten het bestek van de begroting vallen, moeten die worden gemeld (ord. 11-8-5). Op deze wijze blijft het RCBB op de hoogte van het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In verband met de gewenste uniformiteit van de stukken, dringt het RCBB er op aan begroting en jaarrekening op te stellen volgens een vast (Excel-) model (te downloaden via www.pkn.nl).
Als de begroting en de jaarrekening van het college van kerkrentmeesters en van het college van diakenen door de kerkenraad zijn vastgesteld, worden ze voorgelegd aan het RCBB (ord. 11-8-1). De begroting moet vóór 15 december worden ingestuurd (waarbij ter informatie het beleidsplan wordt meegezonden), de rekeningen vóór 15 juni (in dit geval wordt het rapport van de gehouden controle bijgevoegd). Voor lutherse gemeenten geldt bovendien dat deze jaarstukken ook aan de financiële commissie van de Evangelisch-Lutherse synode moeten worden gezonden.
Als er in de loop van het begrotingsjaar besluiten genomen worden met financiële gevolgen die buiten het bestek van de begroting vallen, moeten die worden gemeld (ord. 11-8-5). Op deze wijze blijft het RCBB op de hoogte van het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In verband met de gewenste uniformiteit van de stukken, dringt het RCBB er op aan begroting en jaarrekening op te stellen volgens een vast (Excel-) model (te downloaden via www.pkn.nl).
Reactie RCBB
Er staat niet dat de jaarstukken ‘ter goedkeuring’ worden voorgelegd, maar geheel vrijblijvend is het voorleggen ook niet. Als het RCBB geen bijzondere vragen of kanttekeningen heeft, krijgt de kerkenraad daarvan binnen zes weken bericht en blijft het toezien van de Kerk beperkt. In dat geval heeft het college van kerkrentmeesters geen toestemming nodig voor het verrichten van het overgrote deel van de rechtshandelingen (voor de uitzondering op deze regel, zie hieronder).
Het RCBB kan - als het daartoe aanleiding ziet - met de kerkenraad in overleg treden over wijziging of aanvulling van een begroting of jaarrekening. Dat kan, om een paar voorbeelden te noemen, als bepaalde kerkordelijk voorgeschreven begrotingsposten ontbreken, als er geen post voor het onderhoud van de gebouwen is opgenomen of als er op een andere wijze aanleiding is voor de gedachte dat de gemeente op kortere of langere termijn in de financiële problemen komt. In het uiterste geval kan het RCBB besluiten het regiem van ord. 11-9 van toepassing verklaren. In dat geval zijn de kerkenraad en de colleges verplicht voor allerlei handelingen vooraf toestemming te vragen.
Als de kerkenraad de begroting en/of rekening niet heeft ingezonden, kan het RCBB op eigen gezag besluiten ord. 11-9 van toepassing te verklaren. Als er naar het oordeel van het RCBB sprake is van een niet-verantwoorde jaarrekening of begroting dan heeft het RCBB voor zo’n besluit instemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering.
Het RCBB kan - als het daartoe aanleiding ziet - met de kerkenraad in overleg treden over wijziging of aanvulling van een begroting of jaarrekening. Dat kan, om een paar voorbeelden te noemen, als bepaalde kerkordelijk voorgeschreven begrotingsposten ontbreken, als er geen post voor het onderhoud van de gebouwen is opgenomen of als er op een andere wijze aanleiding is voor de gedachte dat de gemeente op kortere of langere termijn in de financiële problemen komt. In het uiterste geval kan het RCBB besluiten het regiem van ord. 11-9 van toepassing verklaren. In dat geval zijn de kerkenraad en de colleges verplicht voor allerlei handelingen vooraf toestemming te vragen.
Als de kerkenraad de begroting en/of rekening niet heeft ingezonden, kan het RCBB op eigen gezag besluiten ord. 11-9 van toepassing te verklaren. Als er naar het oordeel van het RCBB sprake is van een niet-verantwoorde jaarrekening of begroting dan heeft het RCBB voor zo’n besluit instemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering.
Voorafgaande toestemming van het RCBB
Voor een beperkt aantal vermogensrechtelijke handelingen van het college van kerkrentmeesters is volgens de kerkorde voorafgaande toestemming van het RCBB vereist. Dat betreft:
• Het beroepen van een predikant. Voordat de kerkenraad over gaat tot het beroepingswerk, vraagt hij aan het RCBB een verklaring waaruit blijkt dat de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen (ord. 3-3-2). Op deze wijze geeft de Kerk uitdrukking aan haar zorg voor een verantwoorde bezoldiging van de predikanten.
• Ingrijpende wijzigingen in/aan monumentale kerkgebouwen of orgels, evenals het verkopen van dergelijke voorwerpen. Hieronder wordt verstaan een ingrijpende verbouwing, uitbreiding of restauratie, het verkopen of op andere wijze vervreemden en afbreken van kerkgebouwen of orgels, evenals het verkopen of op andere wijze vervreemden en bezwaren van voorwerpen van oudheidkundige, historische of kunstwaarde (ord. 11-8-3).
• Het sluiten van een overeenkomst met een lid van de kerkenraad of een lid van één van de colleges, alsmede met personen die in dienst staan van de gemeente, uiteraard om belangenverstrengeling te voorkomen (ord. 11-8-3).
• Het beschikbaar stellen van diaconaal geld voor niet-diaconaal werk van de gemeente (zie ook ord. 11-3-7) en
• Het oprichten van of deelnemen aan een stichting (ord. 11-8-3).
Als het om deze aangelegenheden gaat moet dus altijd vooraf schriftelijke toestemming van het RCBB worden verkregen. Wanneer het waardevolle gebouwen of orgels betreft, moet het regionale college zelf de landelijke adviesorganen inschakelen om zich van deskundig advies te laten voorzien (ord. 11-23-1). Terloops wordt vermeld dat een erfenis alleen kan worden aanvaard ‘onder het voorrecht van boedelbeschrijving’ (ord. 11-8-3). Op deze wijze wordt voorkomen dat de gemeente aansprakelijk zou kunnen worden gesteld voor eventuele schulden van de erflater.
• Het beroepen van een predikant. Voordat de kerkenraad over gaat tot het beroepingswerk, vraagt hij aan het RCBB een verklaring waaruit blijkt dat de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen (ord. 3-3-2). Op deze wijze geeft de Kerk uitdrukking aan haar zorg voor een verantwoorde bezoldiging van de predikanten.
• Ingrijpende wijzigingen in/aan monumentale kerkgebouwen of orgels, evenals het verkopen van dergelijke voorwerpen. Hieronder wordt verstaan een ingrijpende verbouwing, uitbreiding of restauratie, het verkopen of op andere wijze vervreemden en afbreken van kerkgebouwen of orgels, evenals het verkopen of op andere wijze vervreemden en bezwaren van voorwerpen van oudheidkundige, historische of kunstwaarde (ord. 11-8-3).
• Het sluiten van een overeenkomst met een lid van de kerkenraad of een lid van één van de colleges, alsmede met personen die in dienst staan van de gemeente, uiteraard om belangenverstrengeling te voorkomen (ord. 11-8-3).
• Het beschikbaar stellen van diaconaal geld voor niet-diaconaal werk van de gemeente (zie ook ord. 11-3-7) en
• Het oprichten van of deelnemen aan een stichting (ord. 11-8-3).
Als het om deze aangelegenheden gaat moet dus altijd vooraf schriftelijke toestemming van het RCBB worden verkregen. Wanneer het waardevolle gebouwen of orgels betreft, moet het regionale college zelf de landelijke adviesorganen inschakelen om zich van deskundig advies te laten voorzien (ord. 11-23-1). Terloops wordt vermeld dat een erfenis alleen kan worden aanvaard ‘onder het voorrecht van boedelbeschrijving’ (ord. 11-8-3). Op deze wijze wordt voorkomen dat de gemeente aansprakelijk zou kunnen worden gesteld voor eventuele schulden van de erflater.
Verscherpt toezien door RCBB
Wanneer de kerkenraad van een gemeente van het RCBB bericht heeft gekregen dat ord. 11-9 op het college van kerkrentmeesters van toepassing is verklaard, dan treedt een nieuwe situatie in. Dan moet - naast wat in de vorige alinea is vermeld - ook vooraf schriftelijke toestemming worden gevraagd voor het verrichten van rechtshandelingen bij allerlei andere zaken. Ze worden opgesomd in ord. 11-9-1 en komen in het kort hierop neer:
• het kopen, verkopen, bezwaren of verpachten van onroerende zaken en geldwaardige papieren, waarbij te denken valt aan landerijen, obligaties, aandelen en dergelijke;
• het verbouwen, restaureren, verkopen, afbreken en dergelijke van een gebouw of orgel van de gemeente (dus niet alleen van gebouwen en orgels van historisch belang);
• het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een aanstelling voor onbepaalde tijd;
• het verstrekken of aangaan van leningen en het aangaan van verplichtingen die buiten het bestek van de begroting vallen;
• het aanvaarden van een erfenis of schenking waaraan voorwaarden zijn verbonden, en
• het voeren van een proces voor de burgerlijke rechter of het aangaan van een andere overeenkomst waardoor men gebonden kan worden (bijvoorbeeld mediation).
• het kopen, verkopen, bezwaren of verpachten van onroerende zaken en geldwaardige papieren, waarbij te denken valt aan landerijen, obligaties, aandelen en dergelijke;
• het verbouwen, restaureren, verkopen, afbreken en dergelijke van een gebouw of orgel van de gemeente (dus niet alleen van gebouwen en orgels van historisch belang);
• het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een aanstelling voor onbepaalde tijd;
• het verstrekken of aangaan van leningen en het aangaan van verplichtingen die buiten het bestek van de begroting vallen;
• het aanvaarden van een erfenis of schenking waaraan voorwaarden zijn verbonden, en
• het voeren van een proces voor de burgerlijke rechter of het aangaan van een andere overeenkomst waardoor men gebonden kan worden (bijvoorbeeld mediation).
Rechtspersoonlijkheid
Ordinantie 11 artikel 5 geeft aan dat zowel de gemeente als de diaconie rechtspersoonlijkheid bezitten. De gemeente wordt in vermogensrechtelijke aangelegenheden van niet-diaconale aard vertegenwoordigd door voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters tezamen. In vermogensrechtelijke aangelegenheden van diaconale aard wordt de gemeente vertegenwoordigd door de diaconie, in dit geval door voorzitter en secretaris van het college van diakenen tezamen. In alle andere aangelegenheden wordt de gemeente vertegenwoordigd door de preses en de scriba van de kerkenraad tezamen.
Het voorgaande geeft aan dat een college van kerkrentmeesters niet voor iedere rechtshandeling afzonderlijk voorafgaande toestemming nodig heeft van het RCBB. Dat was onder de kerkorde van de Nederlandse Hervormde Kerk wel het geval.
Het voorgaande geeft aan dat een college van kerkrentmeesters niet voor iedere rechtshandeling afzonderlijk voorafgaande toestemming nodig heeft van het RCBB. Dat was onder de kerkorde van de Nederlandse Hervormde Kerk wel het geval.
De archieven
Het toezien van de Kerk strekt zich ook uit over het beheren van de archieven van de gemeente. Deze taak is opgedragen aan het college van kerkrentmeesters (ord. 11-2- sub g) en omvat niet alleen het archief van het college zelf maar ook dat van de kerkenraad, van het college van diakenen en van de organen van bijstand van de kerkenraad. De lopende archieven worden in de regel door de scriba of de secretaris van het betreffende college bijgehouden, maar het college van kerkrentmeesters is er verantwoordelijk voor dat regelmatig het archief wordt aangevuld en op orde gehouden. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de Richtlijnen voor het beheer van de kerkelijke en semi-kerkelijke archieven. Deze richtlijnen zijn bij de Protestantse Kerk in Nederland verkrijgbaar.
Advies en begeleiding
De bepalingen van de kerkorde zijn er duidelijk op gericht dat het toezien van de kerk zoveel mogelijk plaatsvindt in de sfeer van advies en begeleiding. Daarom is bepaald dat het regionale college als eerste de taak heeft om te bemiddelen, als een kerkenraad en een college bij het vaststellen van de begroting er samen niet uit kunnen komen (ord. 11-6-3).
Beroep op RCBB
In bepaalde gevallen kan aan het RCBB gevraagd worden om een bindende uitspraak te doen (ord. 11-10 en 11-22-4). Dan treedt het regionale college op als ‘kerkelijke rechter’ in de zaken die hem worden voorgelegd. In de generale regeling kerkelijke rechtspraak worden daarom voor de procedure voorschriften gegeven (G.R. kerkelijke rechtspraak, art. 17).
Op het RCBB kan een beroep worden gedaan door de kerkenraad, door het college van kerkrentmeesters of door het college van diakenen. Zij kunnen daarbij slechts bezwaren indienen tegen een besluit van de kerkenraad of van een van de beide colleges, voor zover dat betrekking heeft op vermogensrechtelijke aangelegenheden.
Gemeenteleden met bezwaren kunnen niet bij dit college terecht. Zij kunnen zo nodig aankloppen bij het Regionale College voor de Behandeling van Bezwaren en Geschillen. Dat geldt ook voor organen van bijstand die in de gemeente functioneren, zoals een jeugdraad, een evangelisatiecommissie of een restauratiecommissie.
Op het RCBB kan een beroep worden gedaan door de kerkenraad, door het college van kerkrentmeesters of door het college van diakenen. Zij kunnen daarbij slechts bezwaren indienen tegen een besluit van de kerkenraad of van een van de beide colleges, voor zover dat betrekking heeft op vermogensrechtelijke aangelegenheden.
Gemeenteleden met bezwaren kunnen niet bij dit college terecht. Zij kunnen zo nodig aankloppen bij het Regionale College voor de Behandeling van Bezwaren en Geschillen. Dat geldt ook voor organen van bijstand die in de gemeente functioneren, zoals een jeugdraad, een evangelisatiecommissie of een restauratiecommissie.
