Kerkrentmeester: bestuurder en beheerder — I
Geschreven door H.L. Roth Datum: 15-1-2005
Tijdens de ledenvergadering van de afdeling Groningen,
die op 9 november 2004 te Haren werd gehouden, hield
de directeur van de Vereniging van Kerkvoogdijen, de
heer H.L. Roth, de volgende inleiding.
De titel “Kerkrentmeester: bestuurder en beheerder verdient nadere aandacht. Het begrip ‘’kerkrentmeester’’ beperken we in de rol van bestuurder tot de ouderlingkerkrentmeester. In de rol van beheerder kan het ook gaan om een kerkrentmeester die geen ambtsdrager is. Dat we ons bij de kerkrentmeester in zijn hoedanigheid van bestuurder beperken tot die van de ouderling-kerkrentmeester, hangt nauw samen met het begrip bestuur. In bestuur zit het element ‘’leiding’’. Het is de kerkenraad, waaraan als ambtelijke vergadering de leiding in de gemeente is toevertrouwd. De ouderling-kerkrentmeester maakt als ambtsdrager deel uit van de kerkenraad en is zodoende bestuurder. Binnen het college van kerkrentmeesters, waar de beheerders elkaar ontmoeten, speelt het onderscheid tussen ambtsdrager en nietambtsdrager hoegenaamd geen rol. Alleen ten aanzien van de voorzitter is bepaald dat deze een van de ouderlingen- kerkrentmeester is.
De titel “Kerkrentmeester: bestuurder en beheerder verdient nadere aandacht. Het begrip ‘’kerkrentmeester’’ beperken we in de rol van bestuurder tot de ouderlingkerkrentmeester. In de rol van beheerder kan het ook gaan om een kerkrentmeester die geen ambtsdrager is. Dat we ons bij de kerkrentmeester in zijn hoedanigheid van bestuurder beperken tot die van de ouderling-kerkrentmeester, hangt nauw samen met het begrip bestuur. In bestuur zit het element ‘’leiding’’. Het is de kerkenraad, waaraan als ambtelijke vergadering de leiding in de gemeente is toevertrouwd. De ouderling-kerkrentmeester maakt als ambtsdrager deel uit van de kerkenraad en is zodoende bestuurder. Binnen het college van kerkrentmeesters, waar de beheerders elkaar ontmoeten, speelt het onderscheid tussen ambtsdrager en nietambtsdrager hoegenaamd geen rol. Alleen ten aanzien van de voorzitter is bepaald dat deze een van de ouderlingen- kerkrentmeester is.
Gemeenschappelijke verantwoordelijkheid
Een messcherpe scheiding tussen bestuur en beheer is er
niet. In de ‘’Van Dale’’ vinden we “beheer” zelfs als
synoniem voor “bestuur”. We kunnen het dus niet met
een schaartje knippen. Dat hoeft ook niet: de materiële
en geestelijke verantwoordelijkheden kunnen en moeten
ook niet gescheiden worden. Het beheer van de kerkelijke
gelden en goederen is ook een geestelijke zaak.
Wel kunnen we de verantwoordelijkheden afbakenen.
De kerkenraad draagt als leidinggevende ambtelijke vergadering
in de gemeente de eindverantwoordelijkheid
voor het algemene beleid op financieel terrein. De kerkorde
drukt dat als volgt uit: ‘’De zorg voor de vermogensrechtelijke
aangelegenheden van de gemeente
berust bij de kerkenraad’’, [ord. 11-1-1]. Deze eindverantwoordelijkheid
op het terrein van het beheer krijgt
vooral vorm in het vaststellen van beleidsplan, begroting
en jaarrekening.
Het gaat dan om de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de ambtsdragers gezamenlijk. Kenmerk van een ambtelijke vergadering is dat steeds de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de ambtsdragers tezamen als ook de bijzondere verantwoordelijkheid van elk van de drie ambten tot hun recht komen [ord. 4-1-2]. Ten aanzien van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente komt dit laatste tot zijn recht, doordat de kerkenraad de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente van niet-diaconale aard toevertrouwt aan het college van kerkrentmeesters. Beheer is dan de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden
Het gaat dan om de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de ambtsdragers gezamenlijk. Kenmerk van een ambtelijke vergadering is dat steeds de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de ambtsdragers tezamen als ook de bijzondere verantwoordelijkheid van elk van de drie ambten tot hun recht komen [ord. 4-1-2]. Ten aanzien van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente komt dit laatste tot zijn recht, doordat de kerkenraad de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente van niet-diaconale aard toevertrouwt aan het college van kerkrentmeesters. Beheer is dan de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden
De kerkrentmeester als bestuurder
De kerkrentmeester als bestuurder is ouderling-kerkrentmeester.
Ouderling én kerkrentmeester, functionerend
als bestuurder én beheerder. Als ouderling is hij onderworpen
aan het opzicht in opdracht van de meerdere
vergaderingen en als kerkrentmeester heeft de beheerder
te maken met het toezien op de zorg voor de vermogensrechtelijke
aangelegenheden door het regionale
college voor de behandeling van beheerszaken (het
RCBB).
Als ouderling is hij voluit ambtsdrager. De regel is dan ook dat de ouderlingen-kerkrentmeester naast hun taken als beheerder ook de ouderlingentaken hebben. Met het oog op de omvang van de beheerstaak is het mogelijk (de kerkorde formuleert dit met ‘’kan’’ in ord. 11-2-7) de ouderling-kerkrentmeester vrij te stellen van het toerusten van de gemeente tot het vervullen van haar pastorale en missionaire roeping én van de herderlijke zorg. Dr. P. van den Heuvel voegt hier in ‘’De toelichting op de kerkorde’’ (verder als ‘’De toelichting’’) aan toe (op pagina 266): ‘’Van de verantwoordelijkheid als ambtsdrager in de kerkenraadsvergadering en van de taak van ouderling in de eredienst kunnen zij niet worden vrijgesteld. Deze vrijstelling geschiedt alleen op verzoek van de betrokken ouderling-kerkrentmeester. De kerkenraad kan hem niet ongevraagd van de bredere taak ontheffen”. Te vaak wordt het vanzelfsprekend geacht dat de taken van de ouderling er niet echt bijhoren. Dat is niet terecht.
Als ouderling is hij voluit ambtsdrager. De regel is dan ook dat de ouderlingen-kerkrentmeester naast hun taken als beheerder ook de ouderlingentaken hebben. Met het oog op de omvang van de beheerstaak is het mogelijk (de kerkorde formuleert dit met ‘’kan’’ in ord. 11-2-7) de ouderling-kerkrentmeester vrij te stellen van het toerusten van de gemeente tot het vervullen van haar pastorale en missionaire roeping én van de herderlijke zorg. Dr. P. van den Heuvel voegt hier in ‘’De toelichting op de kerkorde’’ (verder als ‘’De toelichting’’) aan toe (op pagina 266): ‘’Van de verantwoordelijkheid als ambtsdrager in de kerkenraadsvergadering en van de taak van ouderling in de eredienst kunnen zij niet worden vrijgesteld. Deze vrijstelling geschiedt alleen op verzoek van de betrokken ouderling-kerkrentmeester. De kerkenraad kan hem niet ongevraagd van de bredere taak ontheffen”. Te vaak wordt het vanzelfsprekend geacht dat de taken van de ouderling er niet echt bijhoren. Dat is niet terecht.
Als ambtsdrager in de kerkenraad
Door de aanwezigheid van ouderlingen-kerkrentmeester
in de kerkenraad, zijn de kerkenraad en het college van
kerkrentmeesters in hun taakuitoefening voortdurend
op elkaar betrokken. Dr. P. van den Heuvel zegt hierover
(pagina 261 van ‘’De toelichting’’): ‘’De kerkenraad heeft
steeds de stem van de beheerders in zijn midden, zodat
de kerkenraad de financiële kant van zijn beleid niet uit
het oog verliest, en de collegeleden weten zich als (in
meerderheid) kerkenraadsleden medeverantwoordelijk
voor het gehele beleid van de kerkenraad, zodat bij het
beheren het kerkenraadsbeleid niet uit het oog wordt
verloren.’’
Beleidsplan
De kerkenraad heeft de stem van de beheerders in zijn
midden. Wat zijn dan belangrijke aandachtspunten voor
de beheerders om die stem in ieder geval te laten
horen?
Ten eerste het beleidsplan. Het beleidsplan, in combinatie met de begroting, geeft de kaders aan waar binnen men opereert. Bij het opstellen en aanpassen van het beleidsplan komen de gewenste activiteiten aan de orde. De beheerders kunnen naast de wenselijkheid van de activiteiten in het bijzonder accent leggen op de haalbaarheid van de activiteiten. Het is onverantwoord om plannen te ontwikkelen zonder naar de financiële consequenties te kijken. Juist het samenbrengen van het algemene beleid op geestelijk en financieel terrein in de kerkenraad vereist planvorming met voldoende ruimte voor de financiële aspecten. Financiën moeten een integraal onderdeel zijn van de beleidsplanning. Het zijn de beheerders die daarbij zicht moeten hebben op de meerjarenontwikkelingen.
Ten eerste het beleidsplan. Het beleidsplan, in combinatie met de begroting, geeft de kaders aan waar binnen men opereert. Bij het opstellen en aanpassen van het beleidsplan komen de gewenste activiteiten aan de orde. De beheerders kunnen naast de wenselijkheid van de activiteiten in het bijzonder accent leggen op de haalbaarheid van de activiteiten. Het is onverantwoord om plannen te ontwikkelen zonder naar de financiële consequenties te kijken. Juist het samenbrengen van het algemene beleid op geestelijk en financieel terrein in de kerkenraad vereist planvorming met voldoende ruimte voor de financiële aspecten. Financiën moeten een integraal onderdeel zijn van de beleidsplanning. Het zijn de beheerders die daarbij zicht moeten hebben op de meerjarenontwikkelingen.
Analyses en trends
Met het oog daarop komt in tweede instantie het aanbieden
van analyses en trends aan de orde. De kerkrentmeesters
hebben vanuit de beheerstaak zicht op de ontwikkelingen.
Vanuit het bijhouden van de registers is er
zicht op ontwikkelingen in de omvang en samenstelling
van de gemeente. Aantallen leden, gastleden, leeftijdsopbouw
etc. zijn in beeld. Vanuit meerjarenonderhoudsplannen
is er zicht op de te verwachten kosten voor het
onderhouden van de gebouwen en de orgels. Analyse
van het geefgedrag bij de fondsenwerving legt de vinger
bij de trendmatige ontwikkeling van de inkomsten.
Juist het ontwikkelen van een meerjarenperspectief is
een belangrijke meerwaarde voor de kerkrentmeesters.
Het kan de planvorming van de gemeente veel realistischer maken. Het onderbouwen van de trends met feiten maakt de beheerder tot een serieuze gesprekspartner. Vervolgens kan het bijhouden en evalueren van de daadwerkelijke ontwikkelingen – onder meer aan de hand van de jaarrekening — weer een belangrijke inbreng zijn bij het bijstellen van het beleidsplan en van de begroting.
Het kan de planvorming van de gemeente veel realistischer maken. Het onderbouwen van de trends met feiten maakt de beheerder tot een serieuze gesprekspartner. Vervolgens kan het bijhouden en evalueren van de daadwerkelijke ontwikkelingen – onder meer aan de hand van de jaarrekening — weer een belangrijke inbreng zijn bij het bijstellen van het beleidsplan en van de begroting.
Inrichting van het beheer in de gemeente
Een derde punt is de inrichting van het beheer in de
gemeente. Bepalingen over de vermogensrechtelijke
aangelegenheden worden opgenomen in de plaatselijke
regeling. De kerkrentmeesters moeten er alert op zijn
dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
goed en correct worden vastgelegd.
(wordt vervolgd) Dat gaat niet vanzelf goed. De verantwoordelijkheid voor het beheer ligt bij het college van kerkrentmeesters. Dat heeft de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente als taak. Een oude grondregel daarbij is dat het beheer nooit ondergeschikt mag zijn aan de belanghebbenden. Bestuur en beheer zijn in de nieuwe kerkorde nevenschikkend. Ze werken nauw samen binnen het geheel van de kerkenraad. Beheersaspecten zijn voluit onderdeel van het beleid. Er moet eenheid zijn in beleid en beheer.
Het college van kerkrentmeesters moet er dan ook goed aandacht aan besteden dat deze verantwoordelijke positie goed uit de verf komt. Een kerkenraadsmodel met werkgroepen is goed mogelijk, maar niet een model met een taakgroep/werkgroep voor financiën. Het is niet de kerkenraad die het beheer aanstuurt, maar het college. Het college van kerkrentmeesters is wel vrij om commissies in te schakelen voor geldwerving, beheer van de gebouwen, etc.
(wordt vervolgd) Dat gaat niet vanzelf goed. De verantwoordelijkheid voor het beheer ligt bij het college van kerkrentmeesters. Dat heeft de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente als taak. Een oude grondregel daarbij is dat het beheer nooit ondergeschikt mag zijn aan de belanghebbenden. Bestuur en beheer zijn in de nieuwe kerkorde nevenschikkend. Ze werken nauw samen binnen het geheel van de kerkenraad. Beheersaspecten zijn voluit onderdeel van het beleid. Er moet eenheid zijn in beleid en beheer.
Het college van kerkrentmeesters moet er dan ook goed aandacht aan besteden dat deze verantwoordelijke positie goed uit de verf komt. Een kerkenraadsmodel met werkgroepen is goed mogelijk, maar niet een model met een taakgroep/werkgroep voor financiën. Het is niet de kerkenraad die het beheer aanstuurt, maar het college. Het college van kerkrentmeesters is wel vrij om commissies in te schakelen voor geldwerving, beheer van de gebouwen, etc.
Ik wil starten met VKB Academy.
U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.
