Het beheer van de archieven van de gemeente
Geschreven door J. Visscher Datum: 15-4-2005
In de ordinantie 11 artikel 2 is vastgelegd dat het college van kerkrentmeesters (CvK) verantwoordelijk is voor het beheer van de archieven die bij de gemeente berusten. Het gaat zowel over de oude archieven als de lopende archieven. Wat dat laatste betreft is de scriba verantwoordelijk voor het bijhouden van de archieven. De verantwoordelijke voor deze archieven, dat kan in een grote gemeente het kerkelijke bureau zijn, zal een splitsing moeten aanbrengen welke stukken wel en niet naar het archief gaan. Folders en dergelijke kunnen na een jaar worden vernietigd. In dit artikel zullen wij ons beperken tot het statische archief.
Archivaris
Zoals is aangegeven is er een verplichting om het archief
te beheren. Het benoemen van een archivaris in een
gemeente ligt dan ook voor de hand als uitwerking van
ordinantie 11.
Helaas komt het maar al te vaak voor, dat er geen archivaris
is en dat de stukken van de kerk overal rondslingeren.
Als er al een gemeentelid is dat een archief wil
opzetten, hoe ga je dan te werk. Zorg dat er in de
gemeente bekend is dat er gewerkt wordt aan het
opzetten van een archief. Via publicaties in het plaatselijke
kerkblad kan worden gevraagd of er nog notulenboeken,
kasboeken en dergelijke op zolders liggen.
Als er een voldoende overzicht is van de aangeboden
archiefstukken kan worden begonnen met het maken
van een indeling in hoofdstukken.
Indeling
Gedacht kan worden aan alles wat te maken heeft met
de stichting van een kerkelijke gemeente; dat kan al heel
lang zijn geleden. Alles wat te maken heeft met bezittingen,
bouw, verbouw, aan- en verkoop kan hieraan worden
toegevoegd. Maak een apart hoofdstuk van de aanwezige
notulenboeken van de kerkenraadsvergaderingen,
met daaraan gekoppeld notulen van de diaconie,
kerkvoogdij, commissie van beheer. Een zelfstandig
hoofdstuk over de financiën is ook zeker aan te bevelen.
Zorg voor een hoofdstuk dat gaat over het beroepingswerk,
jeugdwerk, zending en evangelisatie, kerkbladen
enz. enz.. Kortom maak een duidelijke keuze in de
opbouw van een archief.
Als de indelingskeuze is gemaakt, komt het aan op het opschonen van de archieven die aanwezig zijn. In dit kader laten wij het beheer van doop-, belijdenis- en trouwboeken even buiten beschouwing. Begin met het aanbrengen van scheiding in de stukken. Bepaal aan de hand van te voren vastgelegde criteria wat wel en wat niet belangrijk is. Een voorbeeld: bewaard moeten blijven de akten die er zijn maar er zijn andere stukken die te maken hebben met aan- en verkoop. Het kan later van belang zijn voor historisch onderzoek, dat er brieven in het archief zijn die een beeld kunnen geven over het hoe en het waarom van de aankoop van een kavel grond om een pastorie op te bouwen. Strikt genomen is het voldoende om te beschikken over de notariële akte, maar juist de achtergrondinformatie is van groot belang om een inzicht te krijgen, waarom nu juist een pastorie, in dit voorbeeld staat op de plaats waar hij staat. Een ander voorbeeld. Er zijn diverse oude brandverzekeringen, polissen ed. aanwezig, soms wel 80 tot 90 jaar oud. Formeel kunnen die weg gegooid worden, maar deze polissen kunnen een goed beeld geven van de ontwikkelingen van een kerkelijke gemeente en van de verzekeringsmaatschappijen in een bepaalde streek van het land. Veelal zijn de verzekeringen begonnen bij plaatselijke onderlinge maatschappijtjes. Er was wel al een grote landelijke verzekeraar, Donatus, maar lang niet alle kerken en gebouwen zijn daar bij aangesloten.
Als de indelingskeuze is gemaakt, komt het aan op het opschonen van de archieven die aanwezig zijn. In dit kader laten wij het beheer van doop-, belijdenis- en trouwboeken even buiten beschouwing. Begin met het aanbrengen van scheiding in de stukken. Bepaal aan de hand van te voren vastgelegde criteria wat wel en wat niet belangrijk is. Een voorbeeld: bewaard moeten blijven de akten die er zijn maar er zijn andere stukken die te maken hebben met aan- en verkoop. Het kan later van belang zijn voor historisch onderzoek, dat er brieven in het archief zijn die een beeld kunnen geven over het hoe en het waarom van de aankoop van een kavel grond om een pastorie op te bouwen. Strikt genomen is het voldoende om te beschikken over de notariële akte, maar juist de achtergrondinformatie is van groot belang om een inzicht te krijgen, waarom nu juist een pastorie, in dit voorbeeld staat op de plaats waar hij staat. Een ander voorbeeld. Er zijn diverse oude brandverzekeringen, polissen ed. aanwezig, soms wel 80 tot 90 jaar oud. Formeel kunnen die weg gegooid worden, maar deze polissen kunnen een goed beeld geven van de ontwikkelingen van een kerkelijke gemeente en van de verzekeringsmaatschappijen in een bepaalde streek van het land. Veelal zijn de verzekeringen begonnen bij plaatselijke onderlinge maatschappijtjes. Er was wel al een grote landelijke verzekeraar, Donatus, maar lang niet alle kerken en gebouwen zijn daar bij aangesloten.
Opschonen
Als er een verdeling heeft plaatsgevonden naar de hoofdstukken die zijn vastgesteld begint het eigenlijke
werk. Er zal goed gekeken moeten worden naar de
inhoud van een stuk. De juiste datum en een korte
beschrijving zijn aan te bevelen. Ontdoe de stukken van
nietjes en paperclips en zorg voor een zuurvrije buitenmap
waarin alles kan worden bewaard. Zet een nummer
op de buitenmap, dat weer correspondeert met de lijst
en de archiefdoos waarin uiteindelijk alles verdwijnt, om
te worden bewaard.
Voor notulenboeken gaat het verwijderen van nietjes ed.
niet op, deze moeten gewoon worden bewaard.
Rijksarchief
Als er geen archivaris is kan er ook altijd nog een beroep
worden gedaan op de mogelijkheid van overbrengen
van de archieven naar het rijksarchief in de provincie,
waar de gemeente is gevestigd. Dat houdt wel in dat er
geen directe mogelijkheden zijn om gebruik te maken
van de archieven, men moet dan eerst een bezoek brengen
aan het archief. Wil men afschriften hebben dan
moet er voor betaald worden. Wat op zich natuurlijk
logisch is, want er worden kosten gemaakt om het
archief te bewaren en in goede staat te houden. Wat dat
laatste betreft ook alleen daarom wordt er nog al eens
gekozen voor het overbrengen van de archieven naar
een rijksarchief. Want wie beschikt over een ruimte die
brandvrij is en voorzien van een klimaatbeheerssysteem.
Nieuwe situatie
Nu de Protestantse kerk een feit is ontstaat er op veel
plaatsen een nieuwe situatie. Federaties van gemeenten
worden soms omgezet in een fusie. Er ontstaan nieuwe
namen voor plaatselijke gemeenten. Nu is het moment
aangebroken om uw archieven op orde te brengen. Los
van de verplichting die er kerkordelijk is, is het van
belang voor u zelf als gemeente en voor het nageslacht
om te beschikken over een goed bijgewerkt archief.
Voor de komst van de Protestantse kerk is er door instanties binnen de verschillende kerken op ruime schaal aandacht besteed aan het opzetten van archiefbeheer. Er zijn richtlijnen opgezet waaraan het beheer zou moeten voldoen. Er zijn consulenten benoemd die de plaatselijke gemeenten kunnen bijstaan. Maak er gebruik van, ze zijn er voor u. Binnen het Protestants Landelijk Dienstencentrum in Utrecht is men aan het nadenken over de vraag: hoe kunnen wij de plaatselijke gemeenten van dienst zijn bij het archiveren van de aanwezige archieven.
De heer Visscher is secretaris van het college van kerkrentmeesters van de protestantse gemeente Hoogersmilde.
Voor de komst van de Protestantse kerk is er door instanties binnen de verschillende kerken op ruime schaal aandacht besteed aan het opzetten van archiefbeheer. Er zijn richtlijnen opgezet waaraan het beheer zou moeten voldoen. Er zijn consulenten benoemd die de plaatselijke gemeenten kunnen bijstaan. Maak er gebruik van, ze zijn er voor u. Binnen het Protestants Landelijk Dienstencentrum in Utrecht is men aan het nadenken over de vraag: hoe kunnen wij de plaatselijke gemeenten van dienst zijn bij het archiveren van de aanwezige archieven.
De heer Visscher is secretaris van het college van kerkrentmeesters van de protestantse gemeente Hoogersmilde.
Ik wil starten met VKB Academy.
U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.
