Bijdragen gemeenteleden via incasso of acceptgiro, maar wat is de beste keuze?
Geschreven door B. Prins Datum: 15-10-2008
Voordat antwoord kan worden gegeven op de vraag of
gemeenteleden beter via incasso of acceptgiro kunnen
bijdragen, is het goed om de verschillen, overeenkomsten
en kosten nader te bekijken. Het beste is dit te doen
vanuit de visie van de bijdrageadministrateur.
Een college van kerkrentmeesters van een protestantse
gemeente overweegt om voor de actie Kerkbalans te
werken met acceptgiro’s en incasso’s, waarbij in de
voorlichting naar gemeenteleden de nadruk op de
goedkoopste variant moet worden gelegd.
Om met deze vormen te kunnen werken, moet de
interne organisatie voor Kerkbalans worden bekeken.
Worden toezeggingen, betaalwijze en betaalperiode(n)
in een softwareprogramma zoals Baruch, Scipio of KLA
vastgelegd? Zo ja, beschikken deze programma’s over de
mogelijkheid tot het printen van acceptgiro’s of het
aanmaken van incassobestanden? Bij zowel Baruch als
Scipio, is dit in de bijdragemodule het geval.
Een andere optie is om vanuit het financieel boekhoudprogramma acceptgiro’s te printen of incassobestanden aan te maken, mits de gemeente de beschikking heeft over deze modules. Vervolgens kan worden gekeken welke consequenties deze vormen hebben op het gebied van gebruikersgemak, arbeidsintensiteit, kosten en liquiditeitsbeheer.
Een andere optie is om vanuit het financieel boekhoudprogramma acceptgiro’s te printen of incassobestanden aan te maken, mits de gemeente de beschikking heeft over deze modules. Vervolgens kan worden gekeken welke consequenties deze vormen hebben op het gebied van gebruikersgemak, arbeidsintensiteit, kosten en liquiditeitsbeheer.
Gebruikersgemak en arbeidsintensiteit (werktijd)
Incasso
Incasso
Na verwerking van de toezeggingen van de gemeenteleden,
waarop vermeld is dat er geïncasseerd mag worden,
kan maandelijks vanuit het softwarepakket een bestand
worden aangemaakt (Clieop03), waarin zijn opgenomen
de personen die voor die periode hebben aangegeven
dat van hun rekening geïncasseerd mag worden voor
Kerkbalans.
Het bestand moet vervolgens elektronisch worden doorgestuurd naar Equens (via het programma I-Connect van Equens of de incassomodule van de bank). Via het bedrijf Equens wordt het betalingsverkeer tussen banken in Nederland centraal geregeld. Baruch en Scipio nemen aan dat alle incasso’s worden geïnd en verwerken dit automatisch in de bijdragemodule. Afhankelijk van het contract, ziet de gemeente op het rekeningafschrift één post met daarbij vermeld het aantal posten en het totaalbedrag. Eventuele incasso’s die niet geïnd konden worden (meestal door onvoldoende saldo) worden apart op het rekeningafschrift vermeld.
In de bijdragemodule moeten deze worden gecorrigeerd, Bijdragen gemeenteleden via incasso of acceptgiro, maar wat is de beste keuze? zodat op een later moment de incasso herhaald kan worden aangeboden. Het aanmaken van het maandelijkse incassobestand en de eventuele correcties aanbrengen kosten weinig tijd voor de bijdrageadministrateur.
Het bestand moet vervolgens elektronisch worden doorgestuurd naar Equens (via het programma I-Connect van Equens of de incassomodule van de bank). Via het bedrijf Equens wordt het betalingsverkeer tussen banken in Nederland centraal geregeld. Baruch en Scipio nemen aan dat alle incasso’s worden geïnd en verwerken dit automatisch in de bijdragemodule. Afhankelijk van het contract, ziet de gemeente op het rekeningafschrift één post met daarbij vermeld het aantal posten en het totaalbedrag. Eventuele incasso’s die niet geïnd konden worden (meestal door onvoldoende saldo) worden apart op het rekeningafschrift vermeld.
In de bijdragemodule moeten deze worden gecorrigeerd, Bijdragen gemeenteleden via incasso of acceptgiro, maar wat is de beste keuze? zodat op een later moment de incasso herhaald kan worden aangeboden. Het aanmaken van het maandelijkse incassobestand en de eventuele correcties aanbrengen kosten weinig tijd voor de bijdrageadministrateur.
Acceptgiro
Acceptgiro’s kunnen maandelijks vanuit het softwarepakket
worden geprint. Hierbij kan nog onderscheid worden
gemaakt tussen voorbedrukte acceptgiro’s of blanco
acceptgiro’s. Vervolgens worden deze opgestuurd naar
de desbetreffende gemeenteleden, die hebben aangegeven
in deze periode een acceptgiro voor Kerkbalans te
willen ontvangen. Het gemeentelid levert de acceptgiro
ingevuld in bij zijn bankinstelling of maakt het geld over
via internetbankieren.
Afhankelijk van het desbetreffende acceptgirocontract, ziet de gemeente op het rekeningafschrift bijvoorbeeld één totaalbedrag met het aantal posten (bijvoorbeeld 50 acceptgiro’s € 5.000,00). Via Equens ontvangt de gemeente op papier of in een digitaal bestand specificaties van de betalingen. Indien de informatie op papier wordt ontvangen dan dient de bijdrageadministrateur alle mutaties handmatig te verwerken in de bijdragemodule. Indien het in een digitaal bestand wordt aangeleverd kan de bijdrageadministrateur deze elektronisch inlezen. Ook bestaat de mogelijkheid om de specificatie op het rekeningafschrift te tonen. Indien de gemeente gebruik maakt van de module elektronisch inlezen van rekeningafschriften in Baruch of Scipio dan kan de gemeente het rekeningafschrift inlezen en wordt een voorstel per post getoond en kunt u dit accepteren of wijzigen.
Het kan echter ook voorkomen dat het gemeentelid via internetbankieren de bijdrage stort. De ontvangst komt gespecificeerd op rekeningafschrift en moet handmatig of met de module elektronisch inlezen rekeningafschriften worden verwerkt. De bijdrageadministrateur moet bij deze vorm meer handelingen verrichten (aanmaak acceptgiro’s, versturen acceptgiro’s, verwerken acceptgiro’s/ verwerken ontvangsten internetbankieren). Daarnaast is er ook een grotere foutkans doordat het gemeentelid bijvoorbeeld een voorbedrukte acceptgiro uit 2007 voor Kerkbalans gebruikt voor de bijdrage in 2008. Bij automatische verwerking wordt de bijdrage geboekt op fonds Kerkbalans in 2007. Tevens bestaat de kans op een storing in de verwerking van de acceptgiro’s bij Equens, waardoor deze handmatig verwerkt moeten worden.
Afhankelijk van het desbetreffende acceptgirocontract, ziet de gemeente op het rekeningafschrift bijvoorbeeld één totaalbedrag met het aantal posten (bijvoorbeeld 50 acceptgiro’s € 5.000,00). Via Equens ontvangt de gemeente op papier of in een digitaal bestand specificaties van de betalingen. Indien de informatie op papier wordt ontvangen dan dient de bijdrageadministrateur alle mutaties handmatig te verwerken in de bijdragemodule. Indien het in een digitaal bestand wordt aangeleverd kan de bijdrageadministrateur deze elektronisch inlezen. Ook bestaat de mogelijkheid om de specificatie op het rekeningafschrift te tonen. Indien de gemeente gebruik maakt van de module elektronisch inlezen van rekeningafschriften in Baruch of Scipio dan kan de gemeente het rekeningafschrift inlezen en wordt een voorstel per post getoond en kunt u dit accepteren of wijzigen.
Het kan echter ook voorkomen dat het gemeentelid via internetbankieren de bijdrage stort. De ontvangst komt gespecificeerd op rekeningafschrift en moet handmatig of met de module elektronisch inlezen rekeningafschriften worden verwerkt. De bijdrageadministrateur moet bij deze vorm meer handelingen verrichten (aanmaak acceptgiro’s, versturen acceptgiro’s, verwerken acceptgiro’s/ verwerken ontvangsten internetbankieren). Daarnaast is er ook een grotere foutkans doordat het gemeentelid bijvoorbeeld een voorbedrukte acceptgiro uit 2007 voor Kerkbalans gebruikt voor de bijdrage in 2008. Bij automatische verwerking wordt de bijdrage geboekt op fonds Kerkbalans in 2007. Tevens bestaat de kans op een storing in de verwerking van de acceptgiro’s bij Equens, waardoor deze handmatig verwerkt moeten worden.
Kosten
Qua werkwijze en arbeidsintensiteit heeft incasso de
voorkeur boven acceptgiro’s, maar hoe zit het nu met de
kosten van betalingsverkeer voor de verwerking van de ontvangsten. Banken brengen voor het verwerken van de
ontvangsten transactiekosten in rekening. Per bank
kunnen deze kosten behoorlijk verschillen. Bij iedere
bank zijn in ieder geval de transactiekosten per incasso
aanmerkelijk lager; dan die van acceptgiro’s. Bovendien
moeten bij het werken met acceptgiro’s de kosten van de
blanco of voorbedrukte acceptgiro meegenomen worden.
Een indicatie van de kosten is bijvoorbeeld: per
1.000 acceptgiro’s voor blanco acceptgiro’s (3 op 1 vel)
€ 32,19 en voorbedrukt (3 op 1 vel) € 52,40. Beide
exclusief portokosten. Ook dienen de kosten voor de
laserprinter en toner meegenomen te worden. De kosten
qua tijdsinvestering (arbeidsintensiteit) laat ik buiten
beschouwing, maar kunnen ook meegenomen worden in
de overwegingen.
De Stichting Kerkelijk Geldbeheer heeft besloten om vanaf 1 januari 2008 geen transactiekosten meer in rekening te brengen. De enige kosten die zij nog in rekening brengt, zijn € 17,50 per rekening-courant. Tevens is de creditrente gehandhaafd.
De Stichting Kerkelijk Geldbeheer heeft besloten om vanaf 1 januari 2008 geen transactiekosten meer in rekening te brengen. De enige kosten die zij nog in rekening brengt, zijn € 17,50 per rekening-courant. Tevens is de creditrente gehandhaafd.
Liquiditeitsbeheer
Uw college wil optimaal rendement behalen uit de
liquide middelen. Hiervoor is het zinvol om een liquiditeitsbegroting
op te stellen, met daarin naast de beginsaldi
van de rekeningen per maand een overzicht van de
te verwachten totale ontvangsten en totaal te verwachten
uitgaven. Met behulp van dit overzicht kan uw
college bepalen in welke periode extra geld op de
rekening-courant nodig is en in welke periode er hoger
rendement behaald kan worden door bijvoorbeeld een
spaarrekening of door geld op een kortlopende deposito
te plaatsen.
Door gebruik te maken van incasso kan het college nauwkeurig van te voren zien welke gelden in welke periode worden ontvangen. Bij gebruik van acceptgiro’s is dit minder nauwkeurig, want u bent afhankelijk van het gemeentelid of deze wel/niet gaat betalen en zo ja, wanneer. Dit geldt ook in de situatie dat het lid heeft aangegeven zelf de bijdrage over te maken. Ook vanuit liquiditeitsbeheer gaat de voorkeur dus uit naar incasso.
Door gebruik te maken van incasso kan het college nauwkeurig van te voren zien welke gelden in welke periode worden ontvangen. Bij gebruik van acceptgiro’s is dit minder nauwkeurig, want u bent afhankelijk van het gemeentelid of deze wel/niet gaat betalen en zo ja, wanneer. Dit geldt ook in de situatie dat het lid heeft aangegeven zelf de bijdrage over te maken. Ook vanuit liquiditeitsbeheer gaat de voorkeur dus uit naar incasso.
Contracten incasso en acceptgiro
Kan en mag uw college na besluit intern zo maar gebruik
maken van deze mogelijkheden? Nee, per rekening-courant
dient u te beschikken over de juiste contracten voor
incasso (inclusief herhaald aanbieden) en/of acceptgiro.
Bij incasso zijn de contracten afhankelijk van de werkwijze
in de gemeente. Is er sprake van uitbesteding of
maakt uw gemeente gebruik van een softwarepakket dat
Clieop03 (incassobestand) kan aanmaken of van Excel?
Daarnaast moet de wijze van verwerking en gewenste
informatie op het rekeningafschrift bekend zijn.
Indien gekozen wordt voor het gebruik van acceptgiro’s is het contract ook afhankelijk van de werkwijze in de gemeente. Is er sprake van uitbesteding (A/S-contract) of gebruik van voorbedrukte acceptgiro’s (A-contract) of blanco acceptgiro’s (C-contract). Bij een C-contract moet het college een uitgebreide test aanleveren bij Equens (indien al een C-contract op andere rekening-courant aanwezig is en geen andere software of printer wordt gebruikt dan is een verkorte test voldoende). Na goedkeuring van de test en het C-contract mogen de acceptgiro’s geprint en verspreid worden. Het voordeel van een C-contract is dat in de leesregel is opgenomen het gemeentelidnummer, het fonds en de periode. Hierdoor is automatische verwerking mogelijk in het softwarepakket. Bij een A-contract is deze informatie niet volledig bekend en is altijd een handmatige handeling voor het verwerken in het softwarepakket nodig. Ook bij acceptgiro’s moet de wijze van verwerking en gewenste informatie op het dagafschrift bekend zijn.
De benodigde contracten kan men opvragen bij de eigen bankinstelling of bij de Stichting Kerkelijk Geldbeheer. Stichting Kerkelijk Geldbeheer kan op basis van vier vragen het juiste incassocontract of acceptgirocontract voor uw gemeente aanmaken. Pas als de contracten officieel zijn, verwerkt bij Equens kan en mag uw college gebruik maken van het contract.
Indien gekozen wordt voor het gebruik van acceptgiro’s is het contract ook afhankelijk van de werkwijze in de gemeente. Is er sprake van uitbesteding (A/S-contract) of gebruik van voorbedrukte acceptgiro’s (A-contract) of blanco acceptgiro’s (C-contract). Bij een C-contract moet het college een uitgebreide test aanleveren bij Equens (indien al een C-contract op andere rekening-courant aanwezig is en geen andere software of printer wordt gebruikt dan is een verkorte test voldoende). Na goedkeuring van de test en het C-contract mogen de acceptgiro’s geprint en verspreid worden. Het voordeel van een C-contract is dat in de leesregel is opgenomen het gemeentelidnummer, het fonds en de periode. Hierdoor is automatische verwerking mogelijk in het softwarepakket. Bij een A-contract is deze informatie niet volledig bekend en is altijd een handmatige handeling voor het verwerken in het softwarepakket nodig. Ook bij acceptgiro’s moet de wijze van verwerking en gewenste informatie op het dagafschrift bekend zijn.
De benodigde contracten kan men opvragen bij de eigen bankinstelling of bij de Stichting Kerkelijk Geldbeheer. Stichting Kerkelijk Geldbeheer kan op basis van vier vragen het juiste incassocontract of acceptgirocontract voor uw gemeente aanmaken. Pas als de contracten officieel zijn, verwerkt bij Equens kan en mag uw college gebruik maken van het contract.
Uitbesteden
Het is ook mogelijk om als college te besluiten de
werkzaamheden voor Kerkbalans uit te besteden aan
bijvoorbeeld de SMRA of het (regionaal) kerkelijk bureau
in uw omgeving dat deze diensten aanbiedt. Als college
blijft u vanzelfsprekend inhoudelijk verantwoordelijk,
maar de praktische uitvoerende werkzaamheden worden
dan overgenomen. In principe blijven de kosten van
betalingsverkeer gelijk, maar moet u voor de dienstverlening
een vergoeding aan de SMRA of het kerkelijk
bureau betalen. Ook met betrekking tot de contracten is
de werkwijze gelijk, alleen zijn er andere contracten
nodig, zodat de dienstverlener namens u mag incasseren
en acceptgiro’s printen.
Conclusie
Op basis van gebruikersgemak, bijdrageadministratie,
arbeidsintensiteit, kosten en liquiditeitsbeheer heeft
incasso sterk de voorkeur boven het gebruik van acceptgiro’s.
Wel moet er bij de keuze meegenomen worden
dat bij overstap naar incasso een goede voorlichting naar
de gemeenteleden toe nodig is. In deze voorlichting
moet omschreven worden het waarom, de voordelen
voor de kerkelijke gemeente en het gemak voor het
gemeentelid. Er zijn momenteel gemeenten waar 90 pct.
van de gemeenteleden via de incasso hun bijdragen
doen.
Advies over betalingsverkeer
De accountmanagers van Stichting Kerkelijk Geldbeheer
willen uw gemeente graag vrijblijvend op basis van uw
plaatselijke situatie adviseren over de mogelijkheden qua
contracten voor incasso en/of acceptgiro en besparing
kosten betalingsverkeer en liquiditeitsbeheer.
De heer Prins is accountmanager regio noord van de Stichting Kerkelijk Geldbeheer (SKG)
De heer Prins is accountmanager regio noord van de Stichting Kerkelijk Geldbeheer (SKG)
Ik wil starten met VKB Academy.
U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.
