Landelijke ledenregistratie (Numeri)
Geschreven door vkb Datum: 15-7-2008
Aan de colleges van kerkrentmeesters van
de gemeenten die lid van de Vereniging
voor Kerkrentmeesterlijk Beheer zijn
Geachte colleges
In “Kerkbeheer” van november 2007 besluiten we ons artikel als volgt: “Als bestuur van de VKB
kunnen we moeilijk een voorspelling geven van de afloop van het project. Struikelt het project een
keer definitief, of wordt het: eind goed, al goed? De gang van zaken is betreurenswaardig, want er
staat veel op het spel. Een goede ledenregistratie is essentieel voor zaken als pastoraat, jeugdwerk
en geldwerving. Iedereen is dan ook belanghebbende bij een goed functionerende ledenregistratie.”
Het project Numeri verkeerde toen in een impasse, waarbij onderzoek gedaan moest worden
naar het mogelijke vervolg.
Inmiddels is duidelijk dat voor het project Numeri in de beoogde opzet het doek is gevallen. Op 27 juni 2008 stemde de kleine synode in met het voorstel om Numeri stop te zetten. De landelijke kerk en haar dienstenorganisatie zullen zich bestuurlijk en inhoudelijk verantwoorden richting gemeenten en classes. Inhoudelijke informatie treft u aan op de website van de Protestantse Kerk in Nederland. Er is een thema-site Numeri (www.pkn.nl/numeri) met ondermeer de rubriek Vraag en Antwoord. Bovendien is er een brief gezonden aan alle gemeenten en komen er regionale voorlichtingsbijeenkomsten.
Met deze brief willen we als bestuur van de VKB dan ook niet verder stilstaan bij de inhoudelijke kant van het project, maar willen we onze positie als vereniging benadrukken. Wat zijn de door het bestuur genomen stappen, en hoe zien we het vervolg?
Naast het uiten van onze zorgen tijdens het overleg met het bestuur van de dienstenorganisatie – niet alleen ten aanzien van de bouw van een nieuwe ledenregistratie, maar ook ten aanzien van het in de lucht houden van de SMRA-dienstverlening – was er op dinsdag 10 juni 2008 in Nijkerk overleg met kerkrentmeester-synodeleden en leden van de commissie van rapport. Tijdens dit overleg is er hoofdzakelijk aandacht besteed aan de plannen zoals die door het bestuur van de dienstenorganisatie waren bekendgemaakt in de aanloop naar de vergadering van de kleine synode. Plannen om het project Numeri te beëindigen in de huidige vorm. Vervolgens is er een memorandum geschreven vanuit de VKB waarin de inhoud van het synoderapport over Numeri werd geanalyseerd en waarbij een VKB-advies werd geformuleerd voor de inhoud van de synodale besluitvorming. Dit memorandum is verspreid onder de kerkrentmeester-synodeleden, de leden van de commissie van rapport, maar is ook toegezonden aan bestuur en directie van de dienstenorganisatie. Het advies drukken we hieronder integraal af:
Beëindigen huidige project:
• Het lopende project Numeri inderdaad direct beëindigen en afwikkelen;
• Bij voorkeur de totale investering van het Numeri-project ten laste brengen van de Risicoreserve van de Protestantse Kerk (schoon schip maken; zeker als er gekozen wordt voor een geheel ander fundament);
Leergeld moet echt leergeld zijn:
• Formuleer geleerde lessen en verbeterpunten op basis van de gemaakte fouten;
• Neem geen overhaaste besluiten (zoals de overname van Hagru) zolang het vervolgtraject niet helder is;
Voorbereiden van een nieuw project:
• Het bestuur van de dienstenorganisatie opdracht geven om de bouw van een nieuw systeem voor de landelijke ledenregistratie verder voor te bereiden. De voorbereiding moet voorzien in een onderbouwde selectie en een degelijk projectplan. Ook het afronden van een definitief Functioneel Ontwerp (FO) valt hieronder;
• Het bestuur van de dienstenorganisatie opdracht geven om de ICT verankering in de dienstenorganisatie te formuleren; wat gaat de dienstenorganisatie zelf doen en wat wordt geregeld middels contracten met derden? Mede gelet op het voornemen om een softwareleverancier over te nemen. Kan/wil de dienstenorganisatie zelf softwareleverancier worden?
Invulling geven aan grote verantwoordelijkheid van de kleine synode:
• Benoem een commissie met ICT-deskundigen, bij voorkeur uit de leden van de kerk, om namens de kleine synode toezicht te houden op het nieuwe project en de voorbereiding daarvan.
De leden van de kleine synode hadden tijdens de beraadslaging op 27 juni jl. veel oog voor verantwoording afleggen aan, en het herstellen van vertrouwen bij de gemeenten. Wat er gebeurd is, is niet niets! Dat betekent ook: geen vlucht vooruit met overhaaste beslissingen. Besloten is om een pas op de plaats te maken en het vervolg goed voor te bereiden. Het gevraagde nieuwe budget van € 4 miljoen is dan ook nog niet toegekend. Wel is een bedrag van ten hoogste € 0,3 miljoen ter beschikking gesteld voor de verdere voorbereiding.
Enerzijds is het bestuur van de VKB verheugd, dat een aantal door de Vereniging gewenste zaken in de besluitvorming is meegenomen, zoals: uitgangspunten nader definiëren; aanpassing van het functioneel ontwerp; analyse waarom het project Numeri is mislukt; instellen van een commissie van deskundigen met (audit-)bevoegdheden.
Anderzijds zijn er ook nog de nodige zorgpunten, zoals: de grote haast van de dienstenorganisatie en het haast grenzeloze optimisme. De snelle overname – als we de pers mogen geloven – van Hagru BV beantwoordt de vraag over de ICT-verankering op voorhand: de dienstenorganisatie wordt zelf softwareleverancier. Is dat verstandig? Kan de dienstenorganisatie de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied volgen en bij de tijd blijven? Voorbereiding wordt dan ook hoofdzakelijk voorbereiding van de aanbesteding; de te kiezen oplossing lijkt min of meer vast te liggen. De VKB is voorstander om ook nog eens goed naar de selectie te kijken. Biedt Navision (met succes gebruikt bij de Rooms-Katholieke Kerk in Nederland) echt geen mogelijkheden? Is het realistisch om nu al weer te komen met een verwachte doorlooptijd voor de bouw van ongeveer één jaar? Eén van de bevindingen van de VKB is dat de risico’s niet in beeld zijn gebracht: gaat het nu opeens wel lukken om een goede projectbemensing te realiseren?
Kortom, na een lange impasse is er meer duidelijkheid ten aanzien van het verleden, maar een nieuw traject zal daardoor niet vanzelfsprekend succesvol zijn. Er staat financieel ook steeds meer op het spel: het totale bedrag aan initiële investeringen in project 1, project 2 en overname Hagru BV zal vermoedelijk de € 10 miljoen overschrijden. Er rust dan ook een grote verantwoordelijkheid op de schouders van de leden van de (kleine) synode om – ondersteund door een commissie van deskundigen – de nieuwe plannen grondig te beoordelen alvorens het licht op groen te zetten. Het bestuur van de VKB zal dit “hoofdpijndossier” nauwlettend blijven volgen en waar dit mogelijk is, zullen we onze deskundigheid en invloed aanwenden in het belang van onze leden.
Namens het hoofdbestuur van de VKB,
Mr. P.A. de Lange, voorzitter
Drs. C. de Raadt, secretaris
Inmiddels is duidelijk dat voor het project Numeri in de beoogde opzet het doek is gevallen. Op 27 juni 2008 stemde de kleine synode in met het voorstel om Numeri stop te zetten. De landelijke kerk en haar dienstenorganisatie zullen zich bestuurlijk en inhoudelijk verantwoorden richting gemeenten en classes. Inhoudelijke informatie treft u aan op de website van de Protestantse Kerk in Nederland. Er is een thema-site Numeri (www.pkn.nl/numeri) met ondermeer de rubriek Vraag en Antwoord. Bovendien is er een brief gezonden aan alle gemeenten en komen er regionale voorlichtingsbijeenkomsten.
Met deze brief willen we als bestuur van de VKB dan ook niet verder stilstaan bij de inhoudelijke kant van het project, maar willen we onze positie als vereniging benadrukken. Wat zijn de door het bestuur genomen stappen, en hoe zien we het vervolg?
Naast het uiten van onze zorgen tijdens het overleg met het bestuur van de dienstenorganisatie – niet alleen ten aanzien van de bouw van een nieuwe ledenregistratie, maar ook ten aanzien van het in de lucht houden van de SMRA-dienstverlening – was er op dinsdag 10 juni 2008 in Nijkerk overleg met kerkrentmeester-synodeleden en leden van de commissie van rapport. Tijdens dit overleg is er hoofdzakelijk aandacht besteed aan de plannen zoals die door het bestuur van de dienstenorganisatie waren bekendgemaakt in de aanloop naar de vergadering van de kleine synode. Plannen om het project Numeri te beëindigen in de huidige vorm. Vervolgens is er een memorandum geschreven vanuit de VKB waarin de inhoud van het synoderapport over Numeri werd geanalyseerd en waarbij een VKB-advies werd geformuleerd voor de inhoud van de synodale besluitvorming. Dit memorandum is verspreid onder de kerkrentmeester-synodeleden, de leden van de commissie van rapport, maar is ook toegezonden aan bestuur en directie van de dienstenorganisatie. Het advies drukken we hieronder integraal af:
Beëindigen huidige project:
• Het lopende project Numeri inderdaad direct beëindigen en afwikkelen;
• Bij voorkeur de totale investering van het Numeri-project ten laste brengen van de Risicoreserve van de Protestantse Kerk (schoon schip maken; zeker als er gekozen wordt voor een geheel ander fundament);
Leergeld moet echt leergeld zijn:
• Formuleer geleerde lessen en verbeterpunten op basis van de gemaakte fouten;
• Neem geen overhaaste besluiten (zoals de overname van Hagru) zolang het vervolgtraject niet helder is;
Voorbereiden van een nieuw project:
• Het bestuur van de dienstenorganisatie opdracht geven om de bouw van een nieuw systeem voor de landelijke ledenregistratie verder voor te bereiden. De voorbereiding moet voorzien in een onderbouwde selectie en een degelijk projectplan. Ook het afronden van een definitief Functioneel Ontwerp (FO) valt hieronder;
• Het bestuur van de dienstenorganisatie opdracht geven om de ICT verankering in de dienstenorganisatie te formuleren; wat gaat de dienstenorganisatie zelf doen en wat wordt geregeld middels contracten met derden? Mede gelet op het voornemen om een softwareleverancier over te nemen. Kan/wil de dienstenorganisatie zelf softwareleverancier worden?
Invulling geven aan grote verantwoordelijkheid van de kleine synode:
• Benoem een commissie met ICT-deskundigen, bij voorkeur uit de leden van de kerk, om namens de kleine synode toezicht te houden op het nieuwe project en de voorbereiding daarvan.
De leden van de kleine synode hadden tijdens de beraadslaging op 27 juni jl. veel oog voor verantwoording afleggen aan, en het herstellen van vertrouwen bij de gemeenten. Wat er gebeurd is, is niet niets! Dat betekent ook: geen vlucht vooruit met overhaaste beslissingen. Besloten is om een pas op de plaats te maken en het vervolg goed voor te bereiden. Het gevraagde nieuwe budget van € 4 miljoen is dan ook nog niet toegekend. Wel is een bedrag van ten hoogste € 0,3 miljoen ter beschikking gesteld voor de verdere voorbereiding.
Enerzijds is het bestuur van de VKB verheugd, dat een aantal door de Vereniging gewenste zaken in de besluitvorming is meegenomen, zoals: uitgangspunten nader definiëren; aanpassing van het functioneel ontwerp; analyse waarom het project Numeri is mislukt; instellen van een commissie van deskundigen met (audit-)bevoegdheden.
Anderzijds zijn er ook nog de nodige zorgpunten, zoals: de grote haast van de dienstenorganisatie en het haast grenzeloze optimisme. De snelle overname – als we de pers mogen geloven – van Hagru BV beantwoordt de vraag over de ICT-verankering op voorhand: de dienstenorganisatie wordt zelf softwareleverancier. Is dat verstandig? Kan de dienstenorganisatie de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied volgen en bij de tijd blijven? Voorbereiding wordt dan ook hoofdzakelijk voorbereiding van de aanbesteding; de te kiezen oplossing lijkt min of meer vast te liggen. De VKB is voorstander om ook nog eens goed naar de selectie te kijken. Biedt Navision (met succes gebruikt bij de Rooms-Katholieke Kerk in Nederland) echt geen mogelijkheden? Is het realistisch om nu al weer te komen met een verwachte doorlooptijd voor de bouw van ongeveer één jaar? Eén van de bevindingen van de VKB is dat de risico’s niet in beeld zijn gebracht: gaat het nu opeens wel lukken om een goede projectbemensing te realiseren?
Kortom, na een lange impasse is er meer duidelijkheid ten aanzien van het verleden, maar een nieuw traject zal daardoor niet vanzelfsprekend succesvol zijn. Er staat financieel ook steeds meer op het spel: het totale bedrag aan initiële investeringen in project 1, project 2 en overname Hagru BV zal vermoedelijk de € 10 miljoen overschrijden. Er rust dan ook een grote verantwoordelijkheid op de schouders van de leden van de (kleine) synode om – ondersteund door een commissie van deskundigen – de nieuwe plannen grondig te beoordelen alvorens het licht op groen te zetten. Het bestuur van de VKB zal dit “hoofdpijndossier” nauwlettend blijven volgen en waar dit mogelijk is, zullen we onze deskundigheid en invloed aanwenden in het belang van onze leden.
Namens het hoofdbestuur van de VKB,
Mr. P.A. de Lange, voorzitter
Drs. C. de Raadt, secretaris
Ik wil starten met VKB Academy.
U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.
