Uitleg en verantwoording over mislukken van Numeri
Geschreven door R.M. Belder Datum: 15-11-2008
In een negental voorlichtingsbijeenkomsten verspreid over het gehele land gaf de algemeen directeur van de Dienstenorganisatie, de heer H. Feenstra, uitleg over het mislukken van het numeri-project waarmee een bedrag van € 5,2 miljoen gemoeid is. In heldere bewoordingen stond hij stil bij de vraag hoe de Kerk nu verder moet en wat de reden is waarom besloten is Scipio over te nemen.
De heer Feenstra wees er op dat de inwerkingtreding van de nieuwe kerkorde in 2005 aanpassing van de ledenregistratie noodzakelijk maakte. Bovendien waren de
SMRA-systemen, die zo’n 40 jaar oud
zijn, dringend aan vervanging toe. In 2004 is begonnen met een onderzoek voor het functioneel ontwerp.
Het ambitieniveau was om één systeem te realiseren, dat via internet voor alle 1.800 gemeenten van de Protestantse Kerk in nederland toegankelijk zou zijn. eén systeem met een leden-, bijdragen-en een financiële administratie. verder moest het toekomstgericht, gebruikersvriendelijk, eenvoudig en efficiënt in beheer en gebruik zijn.
In maart 2005 is met de bouw van het systeem begonnen en een maand later is met de reorganisatie van de SmRA begonnen, die ertoe moest leiden dat deze organisatie met 55 fte’s zou inkrimpen naar 15 fte’s. In februari en oktober 2006 waren er de testrondes, die tegenvallende resultaten te zien gaven.
Als gevolg van het feit dat door de gemeenten, die aan de pilot meededen, gesteld werd dat numeri erg gebruikers onvriendelijk is, is in 2007 de ontwikkeling van numeri stilge legd. Een ‘second opinion’ wees uit dat het systeem doet wat het moet doen, maar het is niet werkbaar. In augustus van 2007 is besloten de pilot stop te zetten.
Op basis van de resultaten van haalbaarheidsstudies, die zes opties voor afwikkeling van numeri te zien, gaven, besloot de Kleine synode in juni 2008 tenslotte om met numeri te stoppen. Dat is zeer vervelend, maar nog slechter zou zijn geweest om te gaan doormodderen, aldus de heer Feenstra, die er nog aan toevoegde dat van de € 5,2 miljoen investering een bedrag van € 3,2 miljoen is afgeschreven. De overige € 2 miljoen van de investering wordt aangewend voor een nieuwe aanpak.
Het ambitieniveau was om één systeem te realiseren, dat via internet voor alle 1.800 gemeenten van de Protestantse Kerk in nederland toegankelijk zou zijn. eén systeem met een leden-, bijdragen-en een financiële administratie. verder moest het toekomstgericht, gebruikersvriendelijk, eenvoudig en efficiënt in beheer en gebruik zijn.
In maart 2005 is met de bouw van het systeem begonnen en een maand later is met de reorganisatie van de SmRA begonnen, die ertoe moest leiden dat deze organisatie met 55 fte’s zou inkrimpen naar 15 fte’s. In februari en oktober 2006 waren er de testrondes, die tegenvallende resultaten te zien gaven.
Als gevolg van het feit dat door de gemeenten, die aan de pilot meededen, gesteld werd dat numeri erg gebruikers onvriendelijk is, is in 2007 de ontwikkeling van numeri stilge legd. Een ‘second opinion’ wees uit dat het systeem doet wat het moet doen, maar het is niet werkbaar. In augustus van 2007 is besloten de pilot stop te zetten.
Op basis van de resultaten van haalbaarheidsstudies, die zes opties voor afwikkeling van numeri te zien, gaven, besloot de Kleine synode in juni 2008 tenslotte om met numeri te stoppen. Dat is zeer vervelend, maar nog slechter zou zijn geweest om te gaan doormodderen, aldus de heer Feenstra, die er nog aan toevoegde dat van de € 5,2 miljoen investering een bedrag van € 3,2 miljoen is afgeschreven. De overige € 2 miljoen van de investering wordt aangewend voor een nieuwe aanpak.
Waarom mislukt?
De heer Feenstra was van mening dat het project mislukt is als gevolg van een verkeerde voorbereiding. er was een onderschatting van de werkelijke eisen en wensen en een overschatting van de mogelijkheden van de gekozen software. De ledenregistratie en de regelgeving daar omheen zijn erg complex van aard. De Kerk heeft te maken met verschillende modaliteiten, terwijl er in diverse gemeenten gemeenteleden zijn die hun voorkeur voor kerkelijke betrokkenheid in andere (wijk)gemeenten hebben doorgegeven. Daarnaast kent de Kerk nog het
begrip ‘pastorale eenheid’. Dat
vereiste een intelligent systeem, waaraan dan ook daadwerkelijk gewerkt is.
Ook heeft tot 2006 de bestuurlijke onhelderheid een rol gespeeld. De gedeelte bestuurlijke verantwoordelijkheid van SmRA/moderamen generale synode en Bestuur van de Dienstenorganisatie gaf aanleiding tot onduidelijkheden. Iedereen voelde zicht verantwoordelijk, hetgeen in de praktijk betekende dat niemand verantwoordelijk is. Het was teveel een snoepwinkel waar we iedereen zo lang lieten eten tot ze misselijk waren. We hebben teveel maatwerk willen maken, aldus de heer Feenstra.
Ook heeft tot 2006 de bestuurlijke onhelderheid een rol gespeeld. De gedeelte bestuurlijke verantwoordelijkheid van SmRA/moderamen generale synode en Bestuur van de Dienstenorganisatie gaf aanleiding tot onduidelijkheden. Iedereen voelde zicht verantwoordelijk, hetgeen in de praktijk betekende dat niemand verantwoordelijk is. Het was teveel een snoepwinkel waar we iedereen zo lang lieten eten tot ze misselijk waren. We hebben teveel maatwerk willen maken, aldus de heer Feenstra.
Hoe nu verder?
Volgens de heer Feenstra lijdt het geen twijfel dat de Kerk een landelijke ledenregistratie nodig heeft. In de Protestantse Kerk in nederland zijn alle leden van de circa 1800 gemeenten tegelijk lid van de landelijke kerk. Dat geeft de landelijke kerk ook de verantwoordelijkheid voor dat totale ledenbestand. Door goede afspraken te maken kan er voor gezorgd worden dat leden niet zoek raken. om het ledenbestand van een plaatselijke gemeente actueel te houden, is het belangrijk dat mutaties worden doorgevoerd die door de burgerlijke overheid worden aangeleverd (de gemeentelijke basisadministratie, GBA). Dit betreft circa 90 pct. van alle mutaties in de ledenbestanden. Jaarlijks worden er 300.000 á
400.000 mutaties aangebracht als gevolg van verhuizing, overlijden, huwelijk e.d. Tot 2006 konden gemeenten nog zelf mutaties in de GBA ontvangen, maar als gevolg van wijzigingen in de afspraken met de overheid, kan dat nu niet meer. er is daarom een landelijke database nodig waar de GBA-mutaties binnenkomen.
Verder is het zo dat zo’n 50 pct. van alle gemeenten momenteel gebruik maakt van de dienstverlening die aan de landelijke database is verbonden. In belangrijke mate geldt dat voor de gemeenten in het kader van de jaarlijkse actie Kerkbalans. De heer Feenstra deelde mee dat de synode toestemming verleende om de bouw van een nieuw systeem voor te bereiden. Die voorbereidingen zijn in volle gang. Zodra er een nieuw programma van eisen ligt, wordt dat aan de synode voorgelegd. eerst dan beslist de synode ook of er een vervolg komt en hoe dat eruit gaat zien.
Vervolgens gaf de huidige projectleider, de heer H. Kieskamp, een toelichting op de fasering. In de eerste verandering zal Baruch door Scipio vervangen worden en in de tweede verandering zal het nieuwe systeem het SmRA-systeem vervan leggen.
Verder is het zo dat zo’n 50 pct. van alle gemeenten momenteel gebruik maakt van de dienstverlening die aan de landelijke database is verbonden. In belangrijke mate geldt dat voor de gemeenten in het kader van de jaarlijkse actie Kerkbalans. De heer Feenstra deelde mee dat de synode toestemming verleende om de bouw van een nieuw systeem voor te bereiden. Die voorbereidingen zijn in volle gang. Zodra er een nieuw programma van eisen ligt, wordt dat aan de synode voorgelegd. eerst dan beslist de synode ook of er een vervolg komt en hoe dat eruit gaat zien.
Vervolgens gaf de huidige projectleider, de heer H. Kieskamp, een toelichting op de fasering. In de eerste verandering zal Baruch door Scipio vervangen worden en in de tweede verandering zal het nieuwe systeem het SmRA-systeem vervan leggen.
Scipio
Eerder wees de heer Feenstra nog
op de mogelijkheden van Scipio dat
in toenemende mate door gemeenten
tot volle tevredenheid wordt
gebruikt. De Kleine synode gaf in
september 2008 haar toestemming
om tot aankoop van Scipio over te
gaan. De contractbesprekingen met
de firma Hagru zijn in een eindfase.
De reden dat de Kerk voor Scipio gekozen heeft, houdt verband met het feit dat dit programma de afgelopen jaren steeds is geactualiseerd, onder meer aan de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland. Dat is niet het geval met Baruch, het eigen pakket van de Kerk. Dat is ruim drie jaar niet bijgehouden en het zou veel geld kosten om dat alsnog te doen.
Tenslotte wees de heer Feenstra erop dat het de bedoeling is dat alle gemeenten die nu het programma Baruch gebruiken binnenkort zonder extra kosten kunnen overstappen naar het basispakket van Scipio. Alle overige gemeenten kunnen op Scipio overgaan waarbij zij een korting krijgen. Wel zullen de gebruikelijke onderhoudskosten betaald moeten worden, zo besloot de heer Feenstra zijn uitleg en verantwoording over het mislukken van het Numeriproject.
De reden dat de Kerk voor Scipio gekozen heeft, houdt verband met het feit dat dit programma de afgelopen jaren steeds is geactualiseerd, onder meer aan de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland. Dat is niet het geval met Baruch, het eigen pakket van de Kerk. Dat is ruim drie jaar niet bijgehouden en het zou veel geld kosten om dat alsnog te doen.
Tenslotte wees de heer Feenstra erop dat het de bedoeling is dat alle gemeenten die nu het programma Baruch gebruiken binnenkort zonder extra kosten kunnen overstappen naar het basispakket van Scipio. Alle overige gemeenten kunnen op Scipio overgaan waarbij zij een korting krijgen. Wel zullen de gebruikelijke onderhoudskosten betaald moeten worden, zo besloot de heer Feenstra zijn uitleg en verantwoording over het mislukken van het Numeriproject.
Discussie
Na de heldere en zorgvuldige
uiteenzetting van de heer Feenstra
waren er diverse vragen, die soms
erg emotioneel van aard waren.
Want de pijn rond het mislukken van
dit Numeriproject zit diep bij het
grondvlak van de kerk. Onderstaande
bloemlezing geeft blijk van veel
ongenoegen dat op plaatselijk vlak
over de kwestie leeft:
• Het is niet meer aan gemeenteleden uit te leggen waarom het allemaal mis is gegaan.
• Overname van Hagru is een slechte zaak die voor de Kerk veel risico’s inhoudt.
• Waarom niet in contact treden met een extern bedrijf waarmee de afspraak wordt gemaakt dat eerst dan betaald wordt wanneer het product geheel voldoet.
• Hoe denkt de Kerk het verlies van Numeri dat ten laste van het vermogen is gebracht, weer terug te kunnen verdienen en wat zijn de consequenties hiervan voor de plaatselijke gemeenten?
• Waarom heeft de Kerk niet geluisterd naar de waarschuwingen/ adviezen van het hoofdbestuur van de VKB?
• Wie geeft de garantie dat het nu wel goed komt?
• Het is niet meer aan gemeenteleden uit te leggen waarom het allemaal mis is gegaan.
• Overname van Hagru is een slechte zaak die voor de Kerk veel risico’s inhoudt.
• Waarom niet in contact treden met een extern bedrijf waarmee de afspraak wordt gemaakt dat eerst dan betaald wordt wanneer het product geheel voldoet.
• Hoe denkt de Kerk het verlies van Numeri dat ten laste van het vermogen is gebracht, weer terug te kunnen verdienen en wat zijn de consequenties hiervan voor de plaatselijke gemeenten?
• Waarom heeft de Kerk niet geluisterd naar de waarschuwingen/ adviezen van het hoofdbestuur van de VKB?
• Wie geeft de garantie dat het nu wel goed komt?
Vertrouwensvraag
Ondanks het feit dat de heren
Feenstra en Kieskamp heldere
antwoorden gaven op de vele
vragen die gesteld werden, merkte
één van de aanwezigen in Drachten
op dat het vertrouwen deze avond
(waar volgens het “Friesch Dagblad’
van 9 oktober 2008 meer dan 300
personen aanwezig waren) niet
toegenomen is. Naar zijn mening
had de Kleine synode moeten
opstappen.
De heer Feenstra realiseerde zich heel goed dat er heel wat voor nodig is om het vertrouwen van het grondvlak dat door het mislukken van dit project ernstig is geschaad, te herstellen. “Ik sta nu hier, maar had ook op uw plek kunnen zitten. Vertrouwen gaat te paard en komt te voet. Alle dingen die met de ledenregistratie te maken hebben, worden nu met argusogen gevolgd. Ik zal me met alles inzetten om dat vertrouwen terug te krijgen”, aldus de heer Feenstra te Drachten.
De heer Feenstra realiseerde zich heel goed dat er heel wat voor nodig is om het vertrouwen van het grondvlak dat door het mislukken van dit project ernstig is geschaad, te herstellen. “Ik sta nu hier, maar had ook op uw plek kunnen zitten. Vertrouwen gaat te paard en komt te voet. Alle dingen die met de ledenregistratie te maken hebben, worden nu met argusogen gevolgd. Ik zal me met alles inzetten om dat vertrouwen terug te krijgen”, aldus de heer Feenstra te Drachten.
Kerkbalans
Het ‘Friesch Dagblad” van 9 oktober
2008 meldt nog het volgende. “In
januari gaan de Kerkbalanslopers
weer langs de deuren om geld te
halen voor de kerkelijke gemeente
en ze zien de bui al hangen. Met het
Numeriverhaal is het moeilijk
aankloppen, zo verwoordde een
Friese kerkrentmeester het gisteren
na afloop geëmotioneerd aan de
heer Feenstra. Wie wil er nu nog
geven?
De heer Feenstra had hier geheel begrip voor. Hij is zelf namelijk één van de Kerkbalanslopers voor zijn plaatselijke kerk. Toch hoopt hij dat mensen wel blijven geven, want 96 procent van de bijdrage gaat naar de plaatselijke gemeente. “Door niet te geven, straf je eigenlijk de plaatselijke gemeente en laat je die bloeden. En juist zij hebben geen rol gespeeld in het mislukken”, aldus de heer Feenstra.
De heer Feenstra had hier geheel begrip voor. Hij is zelf namelijk één van de Kerkbalanslopers voor zijn plaatselijke kerk. Toch hoopt hij dat mensen wel blijven geven, want 96 procent van de bijdrage gaat naar de plaatselijke gemeente. “Door niet te geven, straf je eigenlijk de plaatselijke gemeente en laat je die bloeden. En juist zij hebben geen rol gespeeld in het mislukken”, aldus de heer Feenstra.
Ik wil starten met VKB Academy.
U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.