Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer in de PKN (VKB) - Artikelen - Organisatie - Bestuur - Beleid - Voorstel tot enkele wijzigingen van de kerkorde van de Prostestantse Kerk in Nederland

Tijdens de vergadering van de Commissie voor Interne Verenigingsaangelegenheden (IVA) van 7 november 2006 werd de suggestie gedaan een ad hoc Commissie evaluatie kerkorde VKB in te stellen die tot taak zou krijgen kritisch te kijken naar een aantal beheersordinanties en andere -regelingen. Dit in verband met het feit dat de Protestantse Kerk in Nederland had aangekondigd een aantal veranderingen in de regelgeving te zullen aanbrengen op die plaatsen waar er thans knelpunten zijn. Het was niet de bedoeling om de basisstructuur van de kerkorde te bezien.

Bij de totstandkoming van de huidige kerkorde is vooral gekeken naar de positie en de verantwoordelijkheden van het plaatselijk kerkrentmeesterlijk beheer. Verder is destijds uitvoerig stil gestaan bij het kerkrentmeesterlijk beheer op regionaal niveau (toezicht). De vertegenwoordigers van de vroegere Vereniging van Kerkvoogdijen en het Landelijk Verband van Commissies van Beheer drongen destijds aan op een drastische afslanking van de regionale toezichtfunctie. In het toen bereikte compromis, dat later in de huidige regelgeving is opgenomen, kon iedereen zich vinden. Op landelijk niveau is er vrijwel geen aandacht geweest voor het kerkrentmeesterlijk beheer. Voor een adviesorgaan van de generale synode als de vroegere Algemene Kerkvoogdijraad is in de nieuwe kerkorde geen plaats ingeruimd.

In zijn vergadering van 25 november 2006 stemde het hoofdbestuur van harte met het voorstel van de Commissie IVA in en besloot het de Commissie evaluatie kerkorde in te stellen. Zij kreeg als opdracht een inventarisatie te maken van knelpunten op het gebied van het kerkrentmeesterlijk beheer, plaatselijk, regionaal en landelijk. De Commissie bestond uit de heren W.G. Roseboom, mr. J. Kos, A. den Oudsten, mr. A. Rigters, J. van Vliet, H.L. Roth en R.M. Belder. De Commissie stond onder voorzitterschap van de heer Roseboom. De Commissie kwam voor het eerst bijeen op 2 oktober 2007.

Tussenrapportage

In de hoofdbestuursvergadering van 8 maart 2008 bracht de Commissie een tussenrapportage uit. De Commissie had zich voornamelijk met de volgende zaken bezig gehouden:
1. de vertegenwoordiging van het college van kerkrentmeesters in de kerkenraad. Nu moet de meerderheid van het college van kerkrentmeesters in de kerkenraad zitting nemen, hetgeen voor verschillende vaak kleinere gemeenten tot problemen leidt;
2. het verminderen van de administratieve lasten door inzending van de jaarlijkse begroting en rekening te schrappen. In de plaats daarvan moeten er enkele meetpunten zijn, zoals die door de commissie zijn genoemd, en
3. het Generale College voor Onderzoek van Beheerszaken (GCOB), dat nu niets voorstelt, meer bevoegdheden te geven zodat het gevraagd en ongevraagd een onderzoek kan instellen naar de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het door de generale synode en de kleine synode gevoerde financiële beleid en beheer.

Het hoofdbestuur kon zich met de inhoud van deze tussenrapportage verenigen, waarna de Commissie de inhoud van de tussenrapportage besprak met een delegatie van de Regionale Colleges voor de Behandeling van Beheerszaken (RCBB’s). Voor wat betreft de thematiek beperkte het gesprek zich tot de positie van de (ouderling-)kerkrentmeester en het toezien op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de plaatselijke gemeenten. Opvallend was het verschil in optiek tussen de VKB en de vertegenwoordigers vanuit de RCBB’s. Waar vanuit de VKB nagedacht wordt of taken geschrapt kunnen worden, of een andere invulling zouden kunnen krijgen, beperkt de bezinning in RCBB-kring zich voorlopig tot het efficiënter uitvoeren van het huidige kerkordelijke takenpakket (onder meer door het opstellen van modelbrieven). Het effect daarvan op de doordenking vanuit de VKB is dan ook gering.

Eindrapportage

In de hoofdbestuursvergadering van 6 september 2008 bracht de Commissie haar eindrapport uit. Het hoofdbestuur stemde hiermee geheel in en besloot deze rapportage aan te bieden aan het moderamen van de generale synode en aan de kerkrentmeester-synodeleden. Vervolgens zullen de classicale vergaderingen, de RCBB’s en de provinciale afdelingen hiervan op de hoogte worden gebracht. met deze publicatie wordt ook in “Kerkbeheer” hieraan de nodige aandacht gewijd.

Het hoofdbestuur is van mening dat door deze notitie de Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer een belangrijke bijdrage verleent aan het aanbrengen van enkele verbeteringen in de bestaande regelgeving op het gebied van het beheer van vermogensrechtelijke aangelegenheden voorzover niet van diaconale aard. Namens het hoofdbestuur van de Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer in de Protestantse Kerk in Nederland

mr. P.A. de Lange,
voorzitter Drs. C. de Raadt, secretaris

Thema’s

De door het hoofdbestuur ingestelde commissie heeft uitsluitend gekeken naar de regelgeving op het gebied van het kerkrentmeesterlijk beheer, namelijk de vermogensrechtelijke aangelegenheden voorzover niet van diaconale aard, zoals die vastgelegd zijn in ordinantie 11 van de kerkorde. Dat geeft enkele beperkingen aan de reikwijdte van het onderzoek. Bij de evaluatie vanuit de Protestantse Kerk in Nederland gaat het — zo kort na de inwerkingtreding van de huidige kerkorde — niet om een fundamentele doordenking van de opzet van de kerkorde, maar om het zoeken naar verbeterpunten. Zaken die daarbij aan de orde komen zijn: verbeteren van de kwaliteit van gemeente/kerk zijn; verminderen van overbelasting; vereenvoudigen van regelgeving; flexibiliteit; kostenbesparing. Bij het doorspreken van de relevante onderdelen van de vermogensrechtelijke aangelegenheden heeft de commissie ervoor gekozen om de vraagstukken onder te brengen in enkele thema’s:

1. Positie van de (ouderling-)kerkrentmeester.
2. T oezien1 op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de plaatselijke gemeenten.
3. T oezien op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de landelijke kerk, inclusief het spanningsveld tussen de flankerende VKB en de landelijke kerk

1. Positie van de (ouderling-)kerkrentmeester

Door het ten behoeve van de kerkenraad onderbrengen van de deskundigheid van de kerkrentmeester bij het ambt van ouderling, ontstaat er een aantal vraagstukken. Een aantal personen wil vanuit beschikbare deskundigheid wel graag een bijdrage leveren aan het beheer van de gemeente, maar ziet liever af van het ambt2. Ordinantie 11 biedt hiervoor de gelegenheid door de mogelijkheid om ook kerkrentmeesters die geen ouderling zijn te benoemen in het college van kerkrentmeesters.

Dat is wel begrensd: de meerderheid van het college van kerkrentmeesters dient te bestaan uit ouderlingenkerkrentmeester. Dat blijkt hier en daar te knellen. Er zou meer flexibiliteit ontstaan door de ondergrenzen [voor wat betreft de vertegenwoordiging in de kerkenraad en de samenstelling van het college] wat aan te passen3.

Een tekstvoorstel kan dan zijn:

ten minste één/derde van het aantal kerkrentmeesters bestaat uit ouderlingen-kerkrentmeester, met dien verstande dat dit aantal niet lager is dan twee.
br> het ambt is het “meedraaien” in het rooster van aftreden van de ambtsdragers door de ouderlingen-kerkrentmeester (en tevens analoog door de kerkrentmeesters die geen ouderling zijn). De bestuurlijke continuïteit kan hierdoor in gevaar komen. Gecombineerd met het soms moeilijk kunnen vinden van beschikbare personen kan het gewenst zijn om de mogelijkheid tot herbenoeming te verruimen.

Een voorstel kan dan zijn, om bij de zittingsduur van vier jaar, de mogelijkheid te bieden om twee keer herbenoemd te worden.

2. Toezien op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de plaatselijke gemeenten

Bij toezien op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de plaatselijke gemeenten is er in het recente verleden al naar gestreefd om het toezicht beperkt te houden. De ad hoc commissie onderschrijft dat streven.
Vraagstukken die zich bij toezien altijd voordoen, zijn onder meer:
• toezicht door de gemeente zelf of door de landelijke kerk;
• regionaal toezicht of centraal toezicht; periodiek toezicht of alleen bij bepaalde rechtshandelingen;
• alleen toezicht of ook advies.

Zwaardere rol kerkenraad

De verantwoording van de kerkenraad aan de gemeente heeft een veel zwaardere rol gekregen dan vroeger.Daarbij passend zijn artikelen in de ordinantie over onder meer:
• controle door accountant of financieel deskundigen;
• publicatie van de cijfers en ter inzage legging;
• leden van de gemeenten kunnen hun mening kenbaar maken. Een ontwikkeling die passend is bij de zelfstandigheid van de gemeenten.

Met de zwaardere toezichtrol van de gemeente zelf is het toezicht door de landelijke kerk niet geheel verdwenen. In ordinantie 11 wordt het toezien op begroting en jaarrekening beschreven, alsmede op een aantal beheersdaden. Verspreid over de ordinanties is er ook een rol vanuit toezicht bij zaken als:
• fusie van gemeenten;
• beroepen van een predikant;
• het sluiten van arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd;
• beheer van archieven etc4.

De vraag ligt voor in hoeverre hier besparingen zijn te realiseren. In hoeverre is het mogelijk om niet alle risicobeperking uit handen te geven, maar wel te besparen op regulier werk als het nakijken van alle begrotingen en jaarrekeningen van alle gemeenten en diaconieën, of op overbodige zaken?

Het hoofdbestuur is van mening dat het te ver gaat om elke gemeente jaarlijks door de kerk te laten controleren. Het stelt dan ook voor om de jaarlijkse inzending van begroting en jaarrekening (ordinantie 11.8.1 en 11.8.2) te schrappen5. Het hoofdbestuur is van mening dat er voldoende meetpunten kunnen zijn die de kerk tijdig attenderen op mogelijke problemen. Dit zijn:
• de bevoegdheid van de RCBB’s om zelf informatie op te vragen bij de gemeenten;
• de consequentie trekken van het toezien op de zorg (= kerkenraad) voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden door het aspect “vermogensrechtelijke aangelegenheden” te integreren in de periodieke visitatie (wellicht door specifieke deskundigheid vanuit de RCBB’s toe te voegen aan de visitatieteams);
• beoordeling van de situatie van de gemeente in het kader van het beroepingswerk (solvabiliteitsverklaring);
• quotum-aangifte;
• contacten van gemeenteadviseurs Kerkbeheer met gemeenten;
• contacten van gemeenteadviseurs met gemeenten.

Beperking centrale toezichtrol

Daarnaast ziet het hoofdbestuur nog mogelijkheden om de centrale toezichtrol op de volgende terreinen te beperken:
• Toezien op beschikken over kerkgebouwen en orgels van cultuurhistorische of architectonische waarde. Dit wordt al gedaan door het Rijk op basis van de monumentenwetgeving. Voorafgaande instemming van het RCBB kan daardoor verdwijnen, want anders is er sprake van een overlap. Goede advisering is een ander onderwerp en blijft wel degelijk van belang, onder meer vanuit de Werkgroep Kerkbouw en vanuit de Commissie Orgelzaken;
• De kerkelijke gemeente kan zelfstandig beslissingen nemen ten aanzien van zaken als arbeidscontracten voor onbepaalde tijd;
• De kerkelijke gemeente kan zelfstandig het functieniveau van de kerkmuziek bepalen (nu in overleg met bureau kerkmuziek).

Het valt verder te overwegen om ten aanzien van het toezien op bepaalde beheersdaden het toezicht te centraliseren. Centraliseren kan dan vanuit de gezamenlijke RCBB’s, maar kan voor bepaalde zaken bijvoorbeeld ook via Juridische Zaken. Argumenten daarvoor zijn onder meer de doorlooptijden in procedures, uniformiteit en bundeling van deskundigheid. Soms willen notarissen graag verder en hebben dan niet een echt “loket”, bijvoorbeeld in het geval van fusies van gemeenten. Hang naar professionaliteit zorgt er al voor dat overkoepelende zaken (Wet Identificatie Dienstverlening, ANBI etc.) al bij Juridische Zaken terecht komen. Specifieke kennis ten aanzien van zaken als archief, beleggen of overheveling kan landelijk gebundeld worden.

Toezien combineren met advies

Alleen toezien, waaronder ook zaken vallen als bemiddelen en doen van uitspraken, of ook combineren met advies? Voorheen waren toezicht en advies hoofdzakelijk gecombineerd. In de huidige kerkorde is er een splitsing tot stand gekomen tussen advisering (consulenten vanuit de Dienstenorganisatie (DO) en toezien (RCBB’s). Door het losknippen van de ondersteuning van de RCBB’s van de adviseurs kerkbeheer (per steunpunt georganiseerd) is de afstand tussen advisering en toezien in de praktijk nog groter geworden. Dat belemmert het uitwisselen van kennis en ervaring. Deze afstand komt wel overeen met algemeen maatschappelijke ontwikkelingen, waarbij het als ongewenst wordt gezien dat advies gecombineerd wordt met zaken als controle of toezicht (accountancy, actuariaat, etc.). Stevige schotten tussen de verschillende activiteiten zijn dan gewenst.

Het hoofdbestuur geeft er niettemin de voorkeur aan om de advisering niet helemaal los te maken van het toezien. De motivering daarbij is, dat in de kerkelijke context de deskundigheidsbevordering hoofdzakelijk tot stand komt door een goede samenwerking tussen de diverse personen en organen. De vrijwillige bestuurders komen namelijk niet van een kerkelijke beroepsopleiding, maar moeten de praktische kneepjes van het vak al doende leren. Contacten tussen de adviseurs kerkbeheer en de leden van de RCBB’s blijven dus in de optiek van het hoofdbestuur belangrijk.

3. Toezien op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de landelijke kerk – inclusief het spanningsveld tussen de flankerende VKB en de landelijke kerk

De kerkorde bevat in artikel XIII lid 5 de bepaling dat op de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden toezicht wordt uitgeoefend door de daartoe aangewezen organen van de kerk. Gezien de plaats, de opbouw van en de formulering van artikel XIII van de kerkorde kan gesteld worden dat deze bepaling zowel voor het plaatselijk als voor het landelijk vlak geldt.

De kerk en haar gemeenten hebben belang bij een goed functionerend toezicht vanuit de kerk zelf. Het is geen goede zaak als er vanuit de kerk niet met gezag over de financiën van de kerk gesproken kan worden. De VKB voelt zich, in het belang van de plaatselijke gemeenten, geroepen deze rol over te nemen bij misstanden. Dat komt de onderlinge relatie niet ten goede, maar kan wel van belang zijn voor de leden.

Grote behoefte aan GCOB,
In ordinantie 11-24 is voorzien in het Generale college voor onderzoek van beheerszaken (GCOB). De kerk heeft echter verzuimd dit college behoorlijk te laten functioneren, met als gevolg dat uit onvrede de leden opgestapt zijn. Een goed functionerend college – als rekenkamer – is echter essentieel voor de kerk. Een klein college, dat onderwerpen vaststelt maar deskundigen inschakelt om het onderzoek te doen, is daarom raadzaam. Volstaan zou kunnen worden met een college dat bestaat uit 3 à 5 leden, terwijl de kerkorde nu een aantal van 11 leden noemt.

Het hoofdbestuur constateert dat er in april 2008 in de generale synode besluitvorming is geweest ten aanzien van de Generale raad van advies in relatie tot het Generale college voor onderzoek van beheerszaken. De besluitvorming voorziet erin, dat ter gelegener tijd in een kerkordewijziging de bepalingen betreffende het Generale college voor onderzoek van beheerszaken zullen vervallen.
Het hoofdbestuur betreurt deze gang van zaken en benadrukt het belang van een onafhankelijk college. De praktijk toont aan dat er behoefte is aan onafhankelijk onderzoek. Het college is gemist in de discussie over de financiën van de kerk en had onder meer een bijdrage kunnen leveren met onderzoek over de automatisering van de kerk (Numeri).

Bovendien moet opgemerkt worden dat in de burgerlijke gemeenten inmiddels ook reeds geruime tijd rekenkamers functioneren. Dit zijn onafhankelijke commissies die ingevolge wijzigingen van de Gemeentewet (i.c. de Wet Dualisering Gemeentebestuur) gevraagd en ongevraagd rapporteren aan de gemeenteraad over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer.

Deze gemeentelijke rekenkamercommissies hebben administratieve ondersteuning en maken jaarlijks een programma van onderwerpen die prioriteit voor hun onderzoek krijgen. Een onafhankelijke rekenkamer, indien in de kerkorde nader gedefinieerd en uitgewerkt, zou een goede vorm van toezicht zijn in de kerk, die een verantwoordingsmogelijkheid oplevert van het bestuur en overigens geen beletsel vormt voor een slagvaardig bestuur.

Een wijzigingsvoorstel voor de kerkorde kan dan zijn:

Ord. 11-25, over de onafhankelijke rekenkamer: Lid 1 wijzigen als volgt: Het generaal college voor onderzoek van beheerszaken heeft tot taak gevraagd of ongevraagd een onderzoek in te stellen naar de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het door de generale synode en de kleine synode gevoerde financiële beleid en beheer.

Wijze van verslaglegging

In de achter ons liggende jaren is herhaaldelijk van de zijde van de VKB commentaar geleverd op de begrotingen, de jaarrekeningen en het gevoerde beleid van de landelijke kerk, onder meer door notities van prof. dr. M.P. van Overbeeke RA., die o.m. de noodzaak benadrukt van een goed onderscheid in de jaarverslagen van de diverse “business units” of afdelingen. Daarbij werd ook gepleit voor een scheiding tussen de geldstromen voor het binnenlandse kerkenwerk en die van de geoormerkte doeleinden (zoals Kerk in Actie), terwijl tevens het onderscheid tussen de jaarlijkse inkomsten/uitgaven (het levend geld) en het vermogen van de kerk (bestaande fondsen, legaten, reserves) duidelijk moet worden aangehouden.
Omdat de regelgeving op dit punt zeer summier is, kan overgegaan worden tot nadere regels voor de opstelling van het jaarverslag, hetzij door de vervaardiging van een nieuwe generale regeling, hetzij door een aanpassing van ord. 11-20.

Vastgesteld door het hoofdbestuur in zijn vergadering van 6 september 2008.

Tekstverwijzingen:
1 De kerk kiest voor het woord “toezien” en niet voor het woord “toezicht”. Een aantal keren kiest de commissie voor “toezicht” in dezelfde betekenis als “toezien”, om taaltechnische redenen.
2 De commissie heeft zich niet gebogen over het aspect, of een eigen ambt voor de kerkrentmeester (geen ouderling) hierin verbetering zou kunnen brengen. Het zou de Romeinse artikelen van de kerkorde (over het ambt) beïnvloeden.
3 Het gaat daarbij over een minimum. Het mogen er uiteraard meer zijn. Dat is zelfs gewenst.
4 Een uitgebreide lijst staat in het artikel over het arbeidsveld van een regionaal college voor de behandeling van beheerszaken: ordinantie 11-22-2.
5 De RCBB’s kunnen gezamenlijk bepalen óf toezending nodig blijft in een andere variant, bijvoorbeeld: combinatie van begroting en jaarrekening; andere frequentie; toezending op basis van risico (bijv. tekort

Terug naar overzicht

Ik wil starten met VKB Academy.

Verzekeringen

U heeft geen Flash player geinstalleerd. Klik hier om deze te downloaden.