In Kerkbeheer #3 (mei/juni 2023) lezen we hoe twee gemeentes de verhuur van de zalen op hun eigen en andere manier hebben vormgegeven. In het magazine staat een verkorte weergave van dit gesprek. Lees hier het gehele gesprek.
TEKST WILNANDA HUKOM BEELD NICO DE JONG
Foto: Jan de Kruijff (links) en Dik Sanders
Spiegelgesprek Dik en Jan
In dit gesprek nemen we een kijkje in de praktijk van de aansturing van beheerders in twee gemeenten. Daarvoor zijn twee kerkrentmeesters aangeschoven, namelijk Dik Sanders van de Protestantse Gemeente Amersfoort en Jan de Kruijff van de Hervormde Gemeente Nijkerk. Beide gemeenten verhuren regelmatig zalen, maar hebben dit op hun eigen en andere manier vormgegeven. Willen jullie om te beginnen jezelf eens kort voorstellen? Kun jij beginnen, Dik?
Dik: “Mijn naam is Dik Sanders. Ik ben ouderling-kerkrentmeester in de Bergkerk en zit in mijn tweede periode, sinds 2002. In 2019 werd ik ook actief in het beheer van deze kerk, het aansturen met de vrijwilligers.”
En Jan in welke hoedanigheid ben jij aangeschoven vandaag?
Jan: “Ik ben Jan de Kruijff, ik ben ouderling-kerkmeester en ik mag ook voorzitter zijn van het college van kerkrentmeesters. Ik ben het nu 11,5 jaar, dus ik ben met mijn laatste periode bezig.”
Oké, dank jullie wel. Om een wat beter beeld te krijgen van elkaar heb ik een paar korte dilemma’s voor jullie. Jan, voor jou de eerste: meer levend geld of meer helpende handen?
Jan: “Moeilijke vraag. Ik zou zeggen meer helpende handen, maar we hebben meer levend geld. Dus ik geef niet goed antwoord. Maar levend geld vind ik wel belangrijk, want dat heb je nodig.”
Maar dan is er misschien ook meer vraag naar dat levende geld?
Jan: “Wij zijn gelukkig wel een rijke gemeente. We hebben over levend geld niet zo heel erg te klagen.”
Dik, voor jou de volgende: meer inzet op pastoraat of op gebouwen?
Dik: “Ik denk dat pastoraat gewoon heel belangrijk is. Ik denk dat dat met name in deze tijd, we leven anno 2023, zo is. Ik denk: pastoraat is een ontzettend belangrijke taak voor de kerk.”
De volgende, Jan: een taak laten uitvoeren door één betaalde medewerker of door meerdere vrijwilligers?
Jan: “De taken uit laten voeren door meerdere vrijwilligers.”
Ja, dat is een interessante, daar komen we denk ik later in dit gesprek nog even op terug. En de laatste, voor Dik: persoonlijke waardering of een vrijwilligersvergoeding?
Dik: “Ik merk dat de persoonlijke waardering bij de vrijwilligers heel belangrijk is.”
Meer dan een vrijwilligersvergoeding?
Dik: “Ja, voor soms is het leuk, zo’n extra centje, maar het voornaamste is dat ze gezien worden, aandacht krijgen voor hetgeen ze doen binnen de kerk.”
Dat lijkt me een belangrijke signalering. Dank jullie wel. We gaan het dus hebben over de aansturing van de beheerders in jullie kerk, maar misschien is het wel goed om eerst even wat meer informatie over de situatie van jullie gemeente te delen. Dus eigenlijk de volgende vragen: wat voor zalen verhuren jullie vooral en hoe is die verhuur geregeld? Jan, zou jij eens kunnen beginnen met de situatie in Nijkerk?
Jan: “Wij hebben vergader- en congrescentrum De Schakel, dat bestaat al 55 jaar en dat is in het verleden opgericht als verenigingsgebouw van de kerk. En een jaar of 10 geleden is een bestaande kerk helemaal verbouwd en zijn daar zalen bijgebouwd, zoals de Opstandingskerk, en daar worden de kerkelijke activiteiten gedaan. De Schakel is nu een echt vergader- en congrescentrum geworden en daar worden nog maar weinig kerkelijke activiteiten gedaan. Dus alle zalen worden verhuurd.”
En, hoe is dat bij jullie geregeld?
Jan: “De verhuur van de zalen dat doet de beheerder helemaal. En daar heeft hij ook medewerkers voor.”
En die beheerder, dat is bij jullie een vrijwilliger of is dat een betaalde kracht?
Jan: “Nee, de beheerder is een betaalde kracht, ja.”
En, ik neem aan dat er nog veel meer taken zijn rondom dat verhuur. Jullie hebben dus een betaalde beheerder, worden er daarnaast ook nog vrijwilligers ingezet voor andere taken die gedaan worden?
Jan: “Nee, in De Schakel werken geen vrijwilligers. Daar zijn het allemaal betaalde krachten.”
Dus ook voor catering, de reserveringen? Het hele proces wordt gedaan door betaalde krachten?
Jan: “Ja, het hele proces daar wordt gedaan door mensen met een betaald contract.”
(Tekst gaat verder onder de foto)
Ja, helder. Dik, hoe is dat bij jullie in Amersfoort geregeld?
Dik: “Bij ons is in 2019 de koster-beheerder, dat was toen één functie, met pensioen gegaan.”
Dat was toen een betaalde medewerker?
Dik: “Ja. Toen is er besloten door de kerkrentmeesters om de koster en de beheerder uit elkaar te halen. Dus we hebben vrijwilligers die koster zijn. En toen is gekozen voor een beheerder. Deze beheerder is na 3 maanden weer gestopt en toen kwam corona. Mijn functie als kerkrentmeester was het project vrijwilligers, dus toen ben ik een beetje erin gerold als beheerder en dat doe ik nu nog steeds, anno 2023. Ik werk met heel veel vrijwilligers en wij verhuren elke dag onze kerk en één of twee keer in de maand op de zaterdag. Op zondag is altijd de viering.”
Ja, en dat zijn dus zalen die echt bij het kerkgebouw gelegen zijn?
Dik: “Ja, dat klopt.”
De volgende vraag. Hoe zijn jullie gekomen tot deze aanpak? Dik, je vertelde daarnet al iets over hoe het bij jullie in Amersfoort zo gekomen is. Jullie komen vanuit de situatie met een betaalde kracht en zijn doorgevloeid in een situatie met alleen vrijwilligers. Jan, hoe is dat bij jullie zo gekomen?
Jan: “Toen we 55 jaar geleden, dat was natuurlijk voor mijn tijd, begonnen, toen was het echt een verenigingsgebouw en toen werden er bruiloften gehouden, en zo. 10 jaar geleden zijn we ertoe gekomen om het wat los te koppelen, omdat we de inkomsten uit De Schakel heel hard nodig hebben om een predikant te betalen, om levend geld te krijgen.”
Dus op dat moment is er ook met betaalde medewerkers gestart? Of was dat al eerder?
Jan: “Nee, dat was voor die tijd ook al.”
Maar ik kan me voorstellen dat in het begin, toen jullie startten, dat het toen wel opgestart is met vrijwilligers.
Jan: “Nou er was volgens mij meteen al een betaalde beheerder, want er was ook een beheerderswoning bij.”
En dat is nog steeds zo?
Jan: “Ja, dat is nog steeds zo, ja.”
Nou, dan hebben we even een beeld bij hoe de situatie is, twee totaal verschillende situaties, denk ik. Jan, in Nijkerk, hebben jullie dus een beheerder in dienst, een betaalde medewerker. Op welke manier vervullen jullie als college daarin de rol van werkgever?
Jan: “In het verleden deden de kerkrentmeesters daar wat meer in. Nu hebben we zo’n goede beheerder, dat wij het een beetje losgelaten hebben en dat wij vanuit de kerkrentmeesters een stuurgroep hebben georganiseerd. En die heeft een keer in de 2, 3 maanden een vergadering met de beheerder van De Schakel. En dan worden alle zaken besproken.”
En dat zou je dan eigenlijk kunnen zien als een als een functioneringsgesprek of worden die nog los gehouden?
Jan: “Nee, dan worden alle zaken besproken van hoe het loopt het op dat moment. De begroting wordt besproken, de jaarrekeningen worden besproken, personeel wordt besproken. Is er personeelsverloop, is er ziekte? En de omzet natuurlijk, driemaandelijks. En ja, alles wat een beetje belangrijk is wordt besproken.”
Ja, voor jullie als college dus echt het moment om jezelf op de hoogte te stellen van het wel en wee van het congrescentrum.
Jan: “Ja, en we stellen dus ook samen als kerkrentmeesters met de beheerder in een meerjaren-onderhouds begroting vast wat er allemaal opgeknapt moet worden of wat er veranderd moet worden om bij te blijven.”
En is er daarnaast dus nog een moment van bijvoorbeeld een functioneringsgesprek of wordt er scholing aangeboden? Op welke manier wordt dat ingericht?
Jan: “Ja, de scholing dat doet de beheerder ook zelf. Het is zijn verantwoording ook. Arbo en al die zaken, dat houdt onze beheerder ook bij. En de functioneringsgesprekken hebben wij zelf als kerkrentmeesters af en toe met diegene.”
Dankjewel. Dik, bij jullie worden de taken dus door vrijwilligers gedaan. Waar liggen dan de verschillen met de aanpak in Nijkerk in de aansturing?
Dik: “Nou ja, het onderwerp verhuur, beheer staat wel op de agenda bij de kerkrentmeesters. Ik ben degene die daar een verhaal over vertelt, over hoe het gaat in het algemeen, hoe het gaat met de vrijwilligers. Is er gebrek aan vrijwilligers, gaat het goed met de vrijwilligers? En vanuit de kerkleden wordt er meestal ook wat geregeld rondom de kerst, dat vrijwilligers wat ontvangen als dank. Dus ja, de lijnen zijn heel kort. Dat komt met name natuurlijk ook omdat ik zelf bij die vergadering aanwezig ben en ik heb contact met de vrijwilligers in de uitvoering.”
Zou je dat een werkgeversrol willen noemen of ligt dat toch op een ander terrein?
Dik: “Nou, ik ben meer een meewerkend voorman.”
Maar als college zijnde?
Dik: “Als college wel, want we hebben natuurlijk ook iemand die het personeel in zijn portefeuille heeft en die heeft dus ook gesprekken met de mensen die in dienst zijn. Dus onze predikant en onze cantor, die zijn in dienst en die hebben ook een functioneringsgesprek.”
Ja, maar richting die vrijwilligers, ligt daar dan hetzelfde gevoel, of ligt dat totaal anders?
Dik: “Nee, nou totaal is een groot woord. Het is anders. Maar ik heb wel met verschillende mensen regelmatig gesprekken, dus een sollicitatiegesprek, als ze als vrijwilliger willen dienen hier. Om te kijken of het gaat of niet. Het beheer is een vak apart. Het zijn gastvrouwen en gastheren, zo zien we elkaar ook, dus dat moet goed gebeuren.”
Het ligt dus dicht bij elkaar, het raakt elkaar, maar het is dus niet helemaal totaal hetzelfde, het in dienst hebben van een betaalde medewerker of een het aansturen van vrijwilligers. Je zou kunnen zeggen: Een vrijwilliger doet de taken naast zijn baan en een betaalde medewerker daarvoor is het zijn baan. Betekent dat dan ook automatisch dat je als college minder mag of kan verwachten van de vrijwilliger?
Dik: “Je kunt het wel verwachten, maar of ze het kunnen bieden is een tweede. En de vrijwilligers die we hebben, dat zijn wel mensen die al met pensioen zijn.”
Dus dat is wel echt iets om rekening mee te houden dan?
Dik: “Ja, en interessant is, dat zijn heel vaak een opa’s en oma’s en die hebben dus kleinkinderen en zij gaan een hele belangrijke rol spelen. Dus dat zijn mensen die zeggen, nou, wij kunnen één dag of één middag en zo is bij ons ook opgebouwd.”
En andersom gesteld, Jan, kun je als college meer taken overlaten aan een betaalde medewerker dan aan de vrijwilliger als het gaat om grotere taak.
Jan: “Dat denk ik wel, ja. Met een betaalde kracht kun je de mensen op hun taken aanspreken en bij vrijwilligers is dat toch wat moeilijker.”
Dik, je vertelde net dat jullie vanuit de situatie komen met een betaalde medewerker en op dat punt vertelde je ook dat de taken nu wat meer opgedeeld zijn. Welke dingen merk je dat er nu anders gaan in het beheer dan voorheen met een betaalde medewerker?
Dik: “Onze betaalde medewerker had toen een groep vrijwilligers om zich heen. Die groep is inmiddels heel oud geworden en die zijn er ook een beetje mee gestopt. Corona heeft echt een wissel getrokken in onze in onze kerk, wat de verhuur betreft. Dus de catering huren wij in. Groepen die hier komen en die willen een broodje willen, daarvoor huren wij dat dan in. Dat maakt niet zo heel veel uit. Heel veel dingen doen we gewoon minder? Dus de vrijwilliger is meestal alleen aanwezig om zelf de koffie te regelen. Het is dus een andere manier van werken. Voorheen was er de beheerder, die deed veel meer dan wij nu als vrijwilligers.”
Hebben jullie dat ook gemerkt Jan, dat corona daar een wissel heeft getrokken, of is dat toch minder van invloed op het moment dat er medewerkers in dienst zijn?
Jan: “Ja, toen corona er was, was de Schakel dicht natuurlijk. Maar na die tijd is het ons wel opgevallen dat De Schakel echt heel, heel goed is gaan lopen weer. Het is boven verwachting. Maar die betaalde medewerkers die zijn allemaal gebleven.”
Ja, dus dat daar heb je misschien dan wel minder verloop in dan in een situatie met vrijwilligers?
Jan: “Ja, dat klopt.”
Ik zou graag een stelling aan jullie voor willen leggen. Jullie mogen er allebei op reageren. De stelling is: de inzet van vrijwilligers rondom betaalde verhuur moet altijd financieel worden gewaardeerd. Jan, mag ik jou eerst vragen om een reactie?
Jan: “Ja, ik vind het een moeilijke vraag, want onze kosters zijn wel vrijwilligers. En de Schakel is natuurlijk een groot vergader- en congrescentrum waar de klanten ook veel van je eisen. Dan is het best wel moeilijk om dat altijd met vrijwilligers te doen, want je moet altijd voor hen klaar staan. Soms tot ’s avonds, heel laat. Dus daar heb je echt betaalde krachten voor nodig voor ons.”
Ja, in jullie situatie, zouden jullie echt niet zonder die betaalde krachten kunnen. Dik, zou jij kunnen reageren op de stelling?
Dik: “Ja, het woord ‘moet’ zat erin, hè?”
Ja, het woordje moet zat erin. Dat is altijd lastig, hè?
Dik: “Kijk, die waardering is bij ons is gewoon heel belangrijk. Het zijn mensen die met pensioen zijn gegaan, die mensen, die vrijwilligers. En die doen het gewoon met passie voor de kerk. Het is hun kerk. En we zijn ook heel blij dat we gewoon weer een nieuwe groep hebben. Dat is zowel in het beheer, als de tuincommissie en de klussendienst, en zo. Dus ik ben daar niet zo stellig in. Ik vind het wel belangrijk om de waardering te geven en zo nu dan een leuke boekenbon, dus om het op die manier te doen.”
Dus je zou eigenlijk zeggen, als je de conclusie van jullie beide antwoorden geeft, dat er taken zijn die inderdaad moeilijk overgelaten kunnen worden aan vrijwilligers en waar je dus echt betaalde krachten voor nodig hebt, maar dat ook vrijwillige inzet heel goed mogelijk is zonder dat daar een geldelijke waardering tegenover staat.
Jan: “Eigenlijk heb je natuurlijk bij de kerk ook allemaal zalen en dan hebben we nog een gebouw, dat heet De Verbinding, waar ook verenigingen gegeven worden en daar werken allemaal vrijwilligers. Dus we hebben genoeg vrijwilligers. Maar een echt congrescentrum, zoals De Schakel, wat ook geld verdient, daar vinden wij dan ook wel van dat er mensen moeten werken die ook een salaris krijgen.”
Ja, helemaal helder. En nu is het zo dat er in sommige gemeentes ook wel afspraken worden gemaakt over het binnenhalen van die inkomsten dat daar ook een component in zit voor de beheerder zelf, dus prestatieafspraken. Hoe staan jullie daar tegenover?
Jan: “Bij De Schakel hebben we daar met beheerder afspraken over inderdaad, ja.”
Is dat hier ook het geval in in Amersfoort?
Dik: “Dat was voorheen wel, dat was een of andere regeling, maar dat was in de cao geregeld voor de koster-beheerder. Een bepaalde commissie regelde dat toen, maar dat is nu niet zo.”
(Tekst gaat verder onder de foto)
Oké, dan gaan we weer even terug naar de naar de situatie van jullie rol als werkgever. Jan, wat zou je noemen als voordelen van het hebben van een beheerder die betaald medewerker is?
Jan: “Dat je de verantwoording bij die medewerker, bij die beheerder, neer kan leggen. De Hervormde Kerk in Nijkerk heeft heel veel eigendommen en de kerkelijke mensen hebben al zoveel taken. En als ze daar dan ook nog zo’n vergadercentrum als De Schakel in mee moeten nemen. Ja, dat is gewoon niet mogelijk.”
Nee, helder. Zijn er ook nadelen?
Jan: “Nee, ik zou er dus één, twee, drie, geen kunnen noemen. Als je een goede betaalde kracht hebt als beheerder, dan hoeven er geen nadelen zijn.”
Mooi om te horen. Dik, dezelfde vraag voor jou, zijn er voordelen aan het hebben van een vrijwillige beheerder?
Dik: “Ja, maar het is ook heel kwetsbaar. Kijk, ik ben het met Jan eens. Onze situatie is nu anders. Wie zegt dat wij over twee, drie jaar geen betaalde beheerder hebben? Dat zijn ontwikkelingen, daar zitten we gewoon middenin. Kijk, de zwakke schakel bij vrijwilligers is het volgende. Op een gegeven moment, als een vrijwilliger opa of oma wordt en er komen kleinkinderen, ze gaan oppassen en vinden dat belangrijk, dan kunnen ze gewoon stoppen. En bij een beheerder die betaald is, die is gewoon in dienst, dus dat heeft wel zijn voordeel. Mijn ervaring is nu wel, als ik nu kijk hoeveel uren wij maken, of hoeveel uur ik maak op een dag zoals vandaag. Ik maak vandaag gewoon 12 uur: ik ben vanmorgen om acht uur begonnen, en ik ga vanavond om tien uur weer weg, het zal wel half elf worden.”
Ja, Dat is een flinke baan.
Dik: “Ja, dat is nou eenmaal zo, maar dat doe je dus met je hart en ziel en dat doen alle vrijwilligers. Als iemand ziek is, dan heb je een uitdaging.”
Ja zeker.
Dik: “En ik kan het passen binnen mijn eigen mijn eigen werk als zelfstandig ondernemer, maar, nou ja, zo nu en dan is het puzzelen.”
Dat is natuurlijk ook lang niet voor iedereen mogelijk om het naast je gewone baan te doen. Als je een 9 tot 5 baan hebt, is dat lastig zelf inplannen.
Dik: “Dus als je een beheerder hebt, zoals ze in Nijkerk hebben bij De Schakel, bij Jan, ja, dan is het goed geregeld en bij ons is het gewoon kwetsbaar. Het gaat perfect. Maar het kan wel eens gebeuren, nou ja, dan hebben we een uitdaging zoals genoemd.”
Nou zeker. Tot slot, wat zouden jullie kerkrentmeesters mee willen geven? Wat is volgens jullie het belangrijkste punt om rekening mee te houden bij de aanstelling en de aansturing van de beheerder?
Jan: “Nou, Ik denk dat het belangrijk is dat je heel goed overleg hebt met de beheerder, dat je weet waar hij mee bezig is en ook dat hij altijd op de kerkrentmeesters terug kan vallen. Dat je hem niet alleen laat zwemmen in zijn werkzaamheden.”
Dus aan de ene kant zeg je, het college moet weet hebben van wat er gebeurt en aan de andere kant blijft de verantwoording wel bij het college liggen op die manier?
Jan: “Dat vind ik wel, want het kan natuurlijk ook fout lopen en als je dan als college niet op de hoogte ben geweest van bepaalde omstandigheden, ja, dan kun je wel eens voor verrassingen komen te staan.”
Dik, wat zou jij mee willen geven?
Dik: “Nou een korte lijn met, in ons geval, de vrijwilliger. Wij hebben een app groep dus als er wat is, dan kun je elkaar snel bereiken. En dat de aandacht er gewoon is. En wat ik ook een belangrijke vind, een beheerder, een gastheer, een gastvrouw, het is een vak. En niet iedereen snapt dat vak. Je hebt een beetje een horeca achtergrond nodig. Je moet het werk zien. De mensen die huren dat zijn je klanten, dus de vriendelijkheid moet er zijn. Daar moet je je bewust van zijn. Soms vraag ik een halve keer extra en je wil even het toilet schoonmaken, omdat er wat gebeurd is.”
En doen jullie daarin dan ook nog iets aan scholing van de vrijwilligers?
Dik: “De scholing die we hebben is de bhv. En wat Jan ook vertelde, het arbo-verhaal.”
Dank jullie wel voor jullie bijdrage. Ik denk dat we best een goed beeld hebben gekregen van de verschillen die er zijn in hoe je als college omgaat met de betaalde medewerker. Wat daar de voordelen van zijn, maar dat het ook heel goed kan werken met een club vrijwilligers, al is dat wel wat gevaarlijker, omdat daar wat in weg kan vallen. Het is voor elke gemeente natuurlijk helemaal een verhaal op maat hoe ze daarin hun weg gaan vinden, dus dat de situatie in Nijkerk is natuurlijk ook gewoon heel anders dan de situatie in Amersfoort. Maar al met al denk ik wel een wel een goed verhaal voor andere kerkrentmeesters, waar ze zeker weer iets weer iets uit kunnen halen.