Veel gestelde vragen

Er zijn over het algemeen veel taken die opgeknipt kunnen worden in deeltaken. Daarmee kan er minder kostbare tijd worden gevraagd van beschikbare mensen in de gemeente. Denk echter ook eens aan niet-kerkelijke vrijwilligers. Vinden zij het belangrijk dat de kerk (als gebouw of als kerkelijke gemeente) in de wijk of in het dorp blijft? Vraag hen eens of zij hierin een rol of taak op zich willen nemen. Het is belangrijk om taken goed te omschrijven, bijvoorbeeld als je een vacature plaatst op de website van de gemeente. Staat er duidelijk in wat er moet gebeuren en ook: wat het de vrijwilliger oplevert? Het is niet meer vanzelfsprekend dat mensen zich aanmelden voor een taak of ambt, dus je zult er iets voor moeten doen qua werving. Maak een aansprekend filmpje met de huidige taakdrager en vraag hem of haar wat de taak inhoudt. Vraag in ieder geval nooit om nieuwe vrijwilliger omdat ‘commissie x of y een vacature heeft’ of dat iemand aftredend is. Maak duidelijk wat er moet gebeuren en welke bijdrage er daarmee wordt toegevoegd.

Als er niemand is die een taak wil verrichten zijn er soms moeilijke keuzes te maken. Een taak kan worden uitbesteed aan een professionele organisatie, zoals een administratiekantoor dat tegen betaling administratieve diensten verricht. Of, een hovenier die het tuinonderhoud gaat doen. En ja, ook tegen betaling. Als de financiële middelen ontbreken, kan het niet anders of bepaalde taken stoppen.

De beste beloning voor vrijwilligers is waardering. Uiteraard is het mogelijk om ook vrijwilligers in de gemeente een vergoeding te verstrekken. Daarbij zijn een paar vragen belangrijk.

1. Wat is de reden om een vergoeding uit te keren? Is het bedoeld als waardering of is een tekort aan vrijwilligers? Als je als gemeente over voldoende middelen beschikt om een vrijwilligersvergoeding te betalen, dan is de volgende vraag:
2. Welke vrijwilligers geef je een vergoeding en welke niet? Er is geen landelijk beleid en er zijn geen richtlijnen dus het is steeds een plaatselijke afweging wie je een vergoeding geeft. Leg echter goed vast, welke taak een vergoeding ontvangt. Dat schept duidelijkheid in een gemeente waar voortdurend mensen wisselen van taak of wanneer een ambtsdrager wordt opgevolgd. Het is denkbaar dat mensen met taken in de kerk met een zeker specialistisch karakter of een taak die tijdrovend is, een vergoeding ontvangen. Bijvoorbeeld: een koster of een niet-betaalde organist.
3. Wat geef je dan? Hierbij moeten de maximumbedragen worden gerespecteerd. Op de website van de Belastingdienst staan de maximale vergoedingen genoemd. Voor 2023 mag er maximaal €1900,- per jaar worden betaald. Let er bij vrijwilligers op, dat zij ook niet bij een andere organisatie een vergoeding ontvangen. Zij mogen voor al het vrijwilligerswerk bij elkaar jaarlijks maximaal €1900,- ontvangen. Vrijwilligers kunnen deze vergoeding ook weer als gift teruggeven aan de gemeente. Hiervoor gelden voorwaarden die vermeld staan op de website van de Belastingdienst.

Op een rijtje, als je besluit om vrijwilligersvergoedingen te gaan uitkeren:

• bespreek welke taak wordt gekoppeld aan een vrijwilligersvergoeding;
• leg deze afspraak en de vergoeding vast in een vrijwilligersovereenkomst en/of in het beleidsplan;
• bespreek de nieuwe situatie met de desbetreffende vrijwilliger;
• evalueer ten minste eenmaal per jaar de gemaakte afspraken tussen vrijwilliger en opdrachtgever.

Deze vraag komt – als het goed is – niet pas aan de orde op het moment dat de financiële gezondheid te wensen overlaat. De vraag is echter wel relevant en actueel, want veel gemeenten vinden het moeilijk om op lange termijn een predikantsplaats te bekostigen, omdat het leven, dus ook een predikantsplaats duurder wordt en de inkomsten steeds meer onder druk staan.

Hoe op deze situatie te anticiperen?

• het maken van een meerjarenraming. FRIS (Financieel rapportage en informatiesysteem), de software waarin de gegevens voor de jaarrekening en begroting wordt ingevoerd, kent de mogelijkheid om een meerjarenraming tot 10 jaar vooruit te maken. Als de gegevens worden ingevuld op basis van huidig beleid, kan er worden ingeschat hoe de gemeente er over tien jaar financieel voorstaat. Die uitkomst kan een startpunt zijn voor een discussie in de kerkenraad over het beleid en de financiële onderbouwing van het beleid.
• Als de gemeente niet langer over voldoende financiële middelen beschikt, kun je aan de volgende mogelijkheden denken:
  • werk samen met een naburige gemeente en deel de kosten van de predikant.
  • herbezin je als gemeente op de rol van een predikant en maak er een project van. De Solidariteitskas kan onder voorwaarden subsidie verstrekken voor dit soort projecten. Je kunt je als gemeente laten begeleiden of adviseren door een gemeentebegeleider.

Kijk in de VKB-kennisbank voor meer informatie over beleid en beheer.

Deze vraag laat zich moeilijk beantwoorden. Tenminste, niet in kort bestek en zonder de plaatselijke situatie in ogenschouw te nemen. Het vraagt om een uitgebreide bespreking in zowel kerkenraad als in de kerkelijke gemeente om deze afweging goed onder woorden te brengen. Immers, wat is de aanleiding voor deze vraag? Is er geen predikant beschikbaar, reageert er geen predikant op een vacature of zijn er niet voldoende financiële middelen om een predikant te kunnen betalen? Zeker, er zijn gemeenten met een kerkelijk werker. Neem om te beginnen eens contact op met zo’n gemeente om te horen op welke wijze de afwegingen zijn gemaakt en wat de ervaringen zijn.

En ja, een kerkelijk werker kost een gemeente wel wat minder dan een predikant. Toch is de vraag naar het profiel belangrijker om eerst te beantwoorden. Wat moet de beoogde vrouw of man gaan doen in de gemeente? En wat is de visie van de gemeente op de rol van kerkelijk werker of predikant? Meer over solvabiliteit en het aanstellen van predikanten en kerkelijk werkers is te vinden in de richtlijnen van het GCBB.

Uitvoering wordt altijd voorafgegaan door een plan. Doe dus eerst aan gedachtevorming met betrekking tot de kosterswoning (en welk ander gebouw dan ook). Welke plaats heeft het gebouw in de gemeente? Is het wenselijk om voor de langer termijn (dus, een jaar of tien of langer) een kosterswoning beschikbaar te hebben? De betaalbaarheid van dergelijk vastgoed staat onder druk, dus moet er grondig worden nagedacht over de gebouwen die de gemeente in bezit heeft. Past het bezit, het bijbehorende beheer en de kosten die daarmee gepaard gaan bij de gemeente? Als deze vragen adequaat zijn beantwoord, krijgen kwesties als duurzaamheid een logische plaats. Wanneer de kosterwoning voor de komende tien jaar in bezit en beheer blijft, dan is het goed om gelijk te kijken naar duurzaamheid. Als de financiën niet toereikend zijn, vraag dan creatieve mensen om mee te denken over mogelijke vormen van geldwerving. Er zijn gemeenten met goede ervaringen, zoals het laten sponsoren van zonnepanelen. Of, gratis inzet van plaatselijke aannemers die in ruil daarvoor gratis publiciteit krijgen. Een plan is dus nodig, laat meerdere mensen meedenken, maak goede afspraken en behoud als college van kerkrentmeesters de regie.

Meer informatie over gebouwen is te vinden in de VKB-kennisbank.

Voordat je van start gaat om na te denken over nevengebruik, is het verstandig om eerst als college (liefst met je kerkenraad) een visie op je gebouw(en) te ontwikkelen. Hoe gebruik je zelf het kerkgebouw(en) nu en hoe verwacht je het in de nabije toekomst te gaan gebruiken? Welk gebouw of welke ruimte(s) blijven dan beschikbaar voor nevengebruik?

Voor het vervolg van dit proces kun je terecht bij het thema ‘multifunctioneel gebruik kerkgebouw’ op onze kennisbank. Of als je overweegt je gebouw deels of geheel af te stoten, kijk dan bij het thema ‘herbestemmen kerkgebouw’. En laat je op deze pagina’s ook inspireren door de diverse praktijkvoorbeelden uit o.a. ons magazine Kerkbeheer.

Pijporgels hebben regelmatig onderhoud nodig. Om in kaart te brengen welke mankementen er zijn, hoe dringend dit onderhoud nodig is en op welke termijn dit kan worden verholpen kan een zogenaamd ‘Beknopt inspectierapport’ worden opgesteld. Via de Commissie Orgelzaken (COZ) kan hiervoor een adviseur worden ingeschakeld. De contactgegevens vind je hier.

N.B.: Voor orgels die een monumentale status hebben is bij restauratie en/of wijziging voorafgaand toestemming noodzakelijk vanuit het CCBB. Dit wordt verleend op basis van een restauratierapport dat door een door de COZ aanbevolen adviseur is opgesteld.

Meer informatie over orgelzaken vind je in de VKB-kennisbank.

Het is de vraag waarom er weinig draagvlak is voor financiering. Het is te snel om te stellen dat er geen geld is voor restauratie en dat om die reden een restauratie beter niet kan plaatsvinden. Zijn er fondsen aan te boren voor subsidie? Er is op het bureau van VKB Kerkrentmeesters een lijst subsidieverstrekkers beschikbaar. Daarnaast is het een afweging voor de lange termijn welke plaats het orgel heeft in de gemeente. Wordt het orgel iedere zondag gebruikt en is het van (hoge) cultuurhistorische waarde? Of is er een slecht functionerend orgel, is er geen organist beschikbaar en wordt er in toenemende mate gebruik gemaakt van een band of combo?

Voordat er een restauratie moet plaatsvinden zijn deze vragen, als het goed is, beantwoord en is er ook een meerjarenraming beschikbaar om de periodieke kosten in te passen in de begroting.

De Commissie Orgelzaken (COZ) van VKB Kerkrentmeesters beschikt over een team orgeladviseurs die kunnen helpen bij vragen of kwesties met betrekking tot orgels. Ook is er veel kennis en informatie beschikbaar via onze kennisbank.

Dat hangt af van een aantal factoren. In principe kan een kerkelijke gemeente het beheer over een kerkelijke begraafplaats zelf doen. Er zijn in bepaalde gevallen redenen aan te wijzen waarom overdracht aan een stichting wenselijk zou kunnen zijn, bijvoorbeeld vanwege het gebrek aan menskracht.

Dit en andere onderwerpen worden behandeld in het ‘Vademecum Kerkelijke Begraafplaatsen’. Deze uitgebreide handleiding is te bestellen bij VKB Kerkrentmeesters zowel in boekvorm als digitaal. Of lees meer informatie over begraafplaatsen in de VKB-kennisbank.

De keuze om een kerkgebouw af te stoten is allereerst een plaatselijke keuze. Een kerkgebouw is niet zomaar een gebouw, maar een betekenisvolle plek voor mensen. Ook buurtbewoners die nooit in de kerk komen, hebben een mening over de kerk als gebouw. Meestal laten gemeenten zich begeleiden door een externe adviseur. Het afstoten van een kerkgebouw is zeker geen alledaagse routine voor kerkenraden of kerkrentmeesters. Het is daarom belangrijk om zorgvuldig te zijn in dergelijke processen. Het is te kort door de bocht om het meest onderhoudsvriendelijke gebouw te kiezen als te behouden gebouw. Of, het kerkgebouw met het mooiste orgel, de meeste zalen of de beste parkeergelegenheid. Deze voorbeelden tonen aan dat er vele afwegingen te maken zijn die van invloed zijn op de beslissing. Uiteindelijk is de belangrijkste vraag om te beantwoorden: welk gebouw past op lange termijn bij onze gemeente, met deze mensen, deze middelen en deze perspectieven?

In onze kennisbank staat veel informatie met betrekking tot gebouwen, van multifunctioneel gebruik tot herbestemming of afstoten. Of vind een adviseur die kan helpen bij de VKB-partners.

Of het mag, hangt van de aanpassingen af. Bij een monumentaal gebouw onherstelbare wijzigingen aanbrengen, kan niet automatisch op instemming rekenen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). Het is dus allereerst van belang om te weten of er sprake is van een monumentaal kerkgebouw. Dat kan worden gevonden op de website monumenten.nl.

Vervolgens is het de vraag welke gevolgen het heeft als er een beamer moet worden geïnstalleerd. De oplossing met de meest geringe aanpassing zal het beste zijn voor het gebouw, maar misschien niet voor de gebruiker. Kijk eens naar beamers in andere monumentale gebouwen of vraag een deskundige eens naar creatieve oplossingen. Technologische ontwikkelingen volgen elkaar snel op en het is een plaatselijke afweging welke toepassingen er passen bij het kerkgebouw. Bij de afwegingen zijn er functionele, esthetische en financiële keuzes te maken.

Een aantal van onze VKB-partners heeft ruime ervaring met de inrichting van kerkgebouwen en kunnen je van meer advies voorzien. Meer informatie over monumenten is te vinden in de VKB-kennisbank.

Er zijn diverse boekhoudpakketten verkrijgbaar. Welke er gekozen wordt, hangt af van de plaatselijke situatie en uiteraard: van de wensen van de gebruikers. Het is bovendien aan te bevelen om de huidige gegevens eens kritisch te bekijken. Moeten dezelfde gegevens nog steeds worden bijgehouden of zijn er ontwikkelingen waardoor er misschien nieuwe gegevens nodig zijn? Pas als deze vragen zijn beantwoord, kan er worden gekeken naar boekhoudpakketten. Vergeet vooral niet om referenties na te gaan bij collega-kerkrentmeesters, bijvoorbeeld via de VKB App.

De verschillende boekhoudpakketten die verkrijgbaar zijn, zijn recent beschreven in magazine Kerkbeheer.

Het tij keren kan door eerst stil te staan bij de stappen van het tienstappenplan van de Actie Kerkbalans. Dat tienstappenplan is te vinden op de website van Actie Kerkbalans.

Stap 1 is: benoem een concreet doel. In tijden van kostbare energie is het geen gek idee om gemeenteleden te wijzen op de sterk toegenomen energiekosten.

Naast de tien stappen zijn er in uw gemeente misschien ook creatieve mensen die een bijdrage kunnen leveren. Beleg eens een brainstorm met een creatieve denkers en doeners uit de breedte van de gemeente. Leg uit hoe de vork in de steel steekt en waar je als college van kerkrentmeesters en kerkenraad mee te kampen hebt. Probeer uit, experimenteer en kijk ook eens naar andere organisaties. Hoe organiseren zij hun inkomsten? Naast het verhogen van inkomsten, kan het verlagen van de uitgaven tot de mogelijkheden behoren. Laat het, als college van kerkrentmeesters, niet op z’n beloop, maar betrek anderen in het denkproces en later bij de uitvoering.

Meer informatie over de Actie Kerkbalans lees je ook in de VKB-kennisbank.

Mooi dat jullie als gemeente over (vrij beschikbaar) vermogen beschikken. In FRIS kun je op basis van je huidige financiën nagaan welk bedrag uit jullie vermogen beschikbaar is zonder dat daarmee de continuïteit van de huidige activiteiten in gevaar komt. Je vermogen inzetten kan op verschillende manieren. In veel gevallen is het verstandig om voor de inzet van het vermogen een projectplan te maken of een fonds waarop wijken of activiteiten met een heldere onderbouwing een beroep op kunnen doen. Juist deze aanpak maakt ook tussentijds en achteraf evalueren eenvoudiger. Wat zijn de mogelijkheden voor de inzet? Dat baseer je vooral samen als gemeente. Mooi als je vermogen kunt inzetten voor de speerpunten van je beleid of juist om de overgang naar een nieuwe (zeker door krimp) situatie van een zachte landing te voorzien (bijvoorbeeld extra inzet op ouderenwerk). En als je geld kunt inzetten, zoek dan juist ook naar verbreding van je plannen binnen en buiten de kerk (samenwerken met de diaconie of aanverwante organisaties). Dan kan het zomaar door jullie inzet van vermogen versneld worden als ook anderen gaan bijdragen. Meer informatie vind je op onze kennisbank.

Crypto (uitsluitend digitale waarde-eenheid) is juist door prijsschommeling interessant voor beleggers. Echter, door de grote koersverschillen is het een uiterst risicovolle belegging. Een particuliere belegger is vrij om al dan niet risico te lopen met zijn of haar middelen, maar een kerkelijke gemeente is wezenlijk anders van aard. Geld dat is toevertrouwd aan de kerkelijke gemeente is in eerste instantie bedoeld om een positieve bijdrage te leveren aan de doelen van de gemeente en om de activiteiten financieel te ondersteunen. Middelen moeten daarvoor worden aangewend, waarvoor ze geschonken zijn, vinden we bij VKB Kerkrentmeesters. Natuurlijk is het fijn als er met ondernemerschap en creativiteit financiële middelen kunnen worden bijgeschreven. De vraag daarbij moet wel zijn welke aanvaardbare risico’s je hierbij wilt lopen. Het handelen in crypto is nog steeds ook zeer risicovol gebleken.

Meer informatie over vermogen en beleggen is te vinden in de VKB-kennisbank.

Dat hangt van de omstandigheden af. In het algemeen zijn er wettelijke regels waaraan mensen en organisaties moeten voldoen. Daarnaast zijn er ‘branche-eigen’ bepalingen, die te vinden zijn in de kerkorde. De kerkorde is het wetboek van de kerkelijke gemeente. Daarnaast zijn er culturele, ongeschreven regels. Die verschillen van plaats tot plaats. In gemeenten die behoren tot de Protestantse Kerk, is de kerkorde relevant. De kerkorde is online te raadplegen via de website van de Protestantse Kerk.

Soms zijn er wijzigingen, bijvoorbeeld als er in de synode (dat is een landelijke kerkvergadering) een besluit wordt genomen en een verandering plaatsvindt. Voor kerkrentmeesters is vooral ordinantie 11 belangrijk. Hierin staan de taken en verantwoordelijkheden van colleges van kerkrentmeesters.

Hoewel levensbeschouwelijke instellingen, op grond van Het Burgerlijk Wetboek (BW 2-2), vrij zijn naar eigen inzicht haar organisatie in te richten (de Protestantse Kerk vult dit o.a. in via de hierboven genoemde kerkorde), is er natuurlijk ook allerhande landelijke wet- en regelgeving op haar van toepassing. In het algemeen kan worden gesteld dat veel colleges te maken hebben met veiligheid in en om gebouwen, privacywetgeving, auteursrechten, verplichtingen vanuit ANBI-regelgeving en regels die gelden vanuit het Richtlijnen Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken.

In een beleidsplan schrijft een gemeente, bij monde van de kerkenraad, op welke route zij de komende jaren wil volgen. De manier waarop de beoogde doelen worden behaald, is een keuze van de kerkenraad. Natuurlijk ontbreekt in een beleidsplan de financiële onderbouwing niet. Immers, er kunnen veel plannen worden gesmeed, maar zonder mensen en financiële middelen werkt het niet. Een beleidsplan wordt niet geschreven om ‘m in de la te bewaren, maar als richtingwijzer voor de komende jaren. Naast het beleidsplan zijn een jaarlijkse begroting met een inhoudelijk werk-/ jaarplan belangrijke stuurinformatie voor de kerkenraad en het college van kerkrentmeesters. De doelen uit het beleidsplan zijn zo ook op financiële wijze weergegeven in de begroting of in de meerjarenbegroting.

Meer informatie over het beleidsplan is te vinden in de VKB-kennisbank.

Dat kan, maar het hoeft niet. Sommige gemeente stellen het op prijs om zelfstandig te blijven en kiezen voor samenwerking met een naburige gemeente. Zo kan er worden samengewerkt op pastoraal, diaconaal en/of kerkrentmeesterlijk gebied. Heel veel taken kunnen samen met een andere gemeente worden gedaan. Dat hoeft niet ten koste te gaan van de plaatselijke eigenheid en zelfstandigheid. Er zijn dus veel mogelijkheden om samen te werken. Als een gemeente te klein is geworden of zelfstandig voort te bestaan, kan er worden gekeken naar mogelijkheden om te fuseren met een andere gemeente. In al deze situaties van samenwerking tot fusie is het van belang vroegtijdig de classis te informeren.