Dit stappenplan helpt colleges van kerkrentmeesters om het werkgeverschap centraal, professioneel en consistent te organiseren, van werving tot en met beëindiging van de arbeidsovereenkomst. De zes processtappen sluiten ook goed aan bij de arbeidsvoorwaardenregelingen van de Protestantse Kerk in Nederland en bij de handreikingen uit Kerkbeheer en de VKB‑kennisbank. Gebruik dit stappenplan als praktische routewijzer en koppel aan elke stap de beschikbare modellen en formats.
Belangrijke aanbevelingen
Ongeacht de stappen in het hieronder volgende stappenplan, is er een aantal belangrijke aanbevelingen die aandacht verdienen:
- Zorg voor één aanspreekpunt per medewerker (ook bij kleine contracten). Dit voorkomt ruis en informatielekken en komt één‑op‑één voort uit onderzoek en praktijkartikelen.
- Leg de gekozen procedures, afspraken en werkwijzen altijd goed intern vast. Medewerkers zijn soms langer in dienst dan de aangestelde kerkrentmeester, die het contact met de medewerker onderhoudt.
- Plan jaargesprekken vóór de zomer en koppel afspraken aan opleidingsbudget/uren. Gebruik hiervoor PKN‑formats.
- Operationaliseer gedrags‑ & VOG‑beleid (vertrouwenspersonen zichtbaar communiceren, meldroutes oefenen). Dit sluit aan op recente ontwikkelingen binnen de Protestantse Kerk in Nederland.
Handige algemene informatie
- Informatie in de VKB-kennisbank over werkgeverschap.
- Het onderzoek ‘Meer zicht op werk in de kerk’ dat in het najaar van 2022 werd gepubliceerd door CNV Kerk&Ideëel en VKB Kerkrentmeesters, met daarbij horend:
- Een handige praatplaat om met het college en/of de kerkenraad in gesprek te gaan over de werkers in je kerk (Kerkbeheer #3 2023)
- Podcast #8 (Aandacht en belangstelling) waarin Barbara Lamain vertelt wat belangrijk is voor goed werkgeverschap en hoe je dat als college het beste kunt aanpakken.
In de volgende nummers van het magazine Kerkbeheer is interessante informatie te vinden over werkgeverschap in de kerk:
Stappenplan
1. Governance en uitgangspunten (pré stap)
Zorg dat het werkgeverschap centraal en eenduidig belegd is bij het college van kerkrentmeesters en leg taken, bevoegdheden, mandaat en privacy‑afspraken helder vast.
Aandachtspunten
- Het college van kerkrentmeesters is juridisch werkgever van alle medewerkers die in dienst zijn van de kerk (m.u.v. predikant). Benoem 1 HR‑portefeuillehouder binnen het college als primair aanspreekpunt en leg de vervanging ook vast. Leg deze afspraken in een mandaat- en rolverdeling goed vast, dat voorkomt onduidelijkheid bij lastige situaties.
- Beschrijf in de plaatselijke regeling en interne werkprocessen hoe werving, instroom, sturing en uitstroom verlopen en welke documenten, bewaartermijnen en vormen van verslaglegging van jaargesprekken je daarvoor gebruikt.
- Stel een privacy‑statement, verwerkersovereenkomsten en een procedure voor datalekken op en publiceer deze via de gebruikelijke kerkelijke (media)kanalen.
- Borg beleid rond veilige kerk, het gebruik van de gedragscode, de VOG‑reikwijdte en meldroutes. Zorg ervoor dat deze informatie voor ambtsdragers, vrijwilligers en medewerkers goed vindbaar en raadpleegbaar is. Per 1‑7‑2025 zijn over de VOG wijzigingen/verscherpingen in de kerkorde en landelijk beleid gecommuniceerd.
- Sluit een basiscontract met een ARBO-dienst (of maatwerkregeling) af. Wijs een preventiemedewerker aan en maak gebruik van het erkende PKN‑branche‑RI&E‑ instrument voor een actuele risico‑inventarisatie en plan van aanpak.
Meer lezen over deze stap?
2. Personele bezetting: planning en werving
Stel een realistische formatie op en voer een transparante werving uit, waarbij de takenpakketten duidelijk aansluiten bij de beschikbare uren. Doe dat zowel voor de kerkelijke werkers als voor ook de kerkmusici en kerkelijk medewerkers.
Aandachtspunten
- Koppel het takenpakket expliciet aan de concrete uren om overspannen ‘kleine contracten met grote verwachtingen’ te voorkomen, zoals geadviseerd in de Do’s & Don’ts (Kerkbeheer #3 2023).
- Start vanuit het functieprofiel en kies de passende schaal volgens de Arbeidsvoorwaardenregeling kerkelijke medewerkers (PKN); raadpleeg voor koster-beheerders de aanvullende bepalingen (o.a. rond wonen en/of toebedeling omzet) en voor kerkelijk werkers de referentieprofielen passend bij functie en werkervaring. Neem bij twijfel contact op met team HRM van de dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland.
- Stel een transparante profielschets op. Richt daarbij liever op 3-5 onderscheidende taken of competenties, zodat je niet op zoek gaat naar een ‘schaap met vijf poten’. Bedenk ook wat je doet als er sprake is van een gekwalificeerde kandidaat, die over maar een aantal van jouw competenties beschikt.
- Voer een objectieve selectie uit en communiceer duidelijk naar kandidaten over het (vervolg van het) proces, inclusief de VOG-plicht (indien van toepassing), en de (AVG-proof) verwerking van de sollicitantengegevens.
- Voor kerkmusici: bepaal of een arbeidsovereenkomst of opdrachtovereenkomst geldt, raadpleeg de PKN-kaders voor honorering en aanstelling, en gebruik R.K.-tarieftabellen alleen als marktreferentie, niet als de norm voor binnen de PKN.
Meer lezen over deze stap?
- Arbeidsvoorwaarden kerkelijk medewerkers, inclusief schalen en profielen (PKN)
- Do’s & Don’ts – Het aanstellen van een kerkelijk medewerker (Kerkbeheer #3 2023)
- Toerusting – Van meer inzicht naar een beter werkklimaat voor werkers in de kerk (Kerkbeheer #3 2023), artikel over de professionalisering van het werkklimaat n.a.v. het onderzoek ‘Meer zicht op werken in de kerk’ van CNV Kerk & Ideëel en VKB Kerkrentmeesters.
3. Aanstelling en indiensttreding
Zorg dat een juridisch correcte arbeidsovereenkomst en startvoorwaarden vóór de eerste werkdag gereed zijn, inclusief documenten en facilitering voor de predikant (tijdig uitvoering geven aan de beroepsbrief en het bijbehorend aanhangsel, zeker wanneer er sprake is van bewoning van een pastorie).
Aandachtspunten
- Gebruik het PKN-model voor de arbeidsovereenkomst, bewaak het ketenrecht (maximaal 3 tijdelijke contracten in 3 jaar), leg inschaling, periodieken, werktijden en bereikbaarheid vast, en bevestig dit in een begeleidende brief.
- Voer een ID-check uit, regel salarisadministratie, pensioen, VOG (indien vereist), werkplekvoorzieningen (ook bij thuiswerk), instructies en rooster (bij kosters).
- Stel een AVG-startpakket samen met geheimhoudingsverklaring, toegangsmatrix, e-mail/IT-inrichting en verwerkersautorisaties.
- De predikant is niet in loondienst van het college van kerkrentmeesters, maar borg als college wel zaken als huisvesting/werkplek/ondersteuning en werk mee aan werkplan en de randvoorwaarden. Zorg dat de belangrijkste zaken in het aanhangsel van de beroepingsbrief zijn vastgelegd en door beide partijen getekend zijn.
Meer lezen over deze stap?
4. Onboarding en basisvoorwaarden
Realiseer een snelle inwerktijd met duidelijke verwachtingen en een veilige werkomgeving in de eerste 30, 60 en 90 dagen.
Aandachtspunten
- Stel een onboardingplan op met taken en leerdoelen. Doe suggesties voor kennismakingen (o.a. met de (collega)predikant, de andere aanwezige professionals en de teams van vrijwilligers) met hen die voor goed functioneren in de eerste weken van belang zijn. Maar draag ook contacten buiten de eigen organisatie aan.
- Zorg voor suggesties qua trainingen op basis van de taken en leerdoelen, zoals VKB-webinars of het scholingsaanbod van de Protestantse Kerk in Nederland.
- Geef voorlichting over arbo en bhv, werkplek-RI&E, ontruimingsplan; gebruik de PKN-branche-RI&E (toetsingsvrijstelling ≤25 medewerkers) en wijs een preventiemedewerker aan.
- Laat de gedragscode ondertekenen, communiceer contactgegevens van vertrouwenspersonen en maak de meldroute bekend.
- Bespreek de digitale hygiëne/AVG zoals wachtwoordbeleid, financiële processen en bevoegdheden, dataminimalisatie en de datalek-procedure.
Meer lezen over deze stap?
- Meer informatie over de branche-RI&E.
- Meer informatie over arbo.
- Informatie over veilige kerk en gedragscode (PKN)
- Tips voor cybercriminaliteit: Artikel ‘Fraudeurs en criminelen weten de kerk inmiddels ook te vinden’ (met handige checklist).
- Toerusting – De kerkrentmeester van de toekomst (Kerkbeheer #1-2025) over digitaal vaardig werken.
- Actuele aanbod van webinars in de VKB Academy.
5. Sturing, verzuim, jaargesprek en ontwikkeling
Blijf continu in gesprek over resultaten, welbevinden en ontwikkeling, en zorg voor volledige dossiervorming.
Aandachtspunten
- Voer een open jaargesprek met vooraf gedeelde agenda, ruimte voor eigen input, verslaglegging en concrete actiepunten; gebruik de PKN-brochure en de beschikbare formats. Evalueer ook jaarlijks het werkklimaat en de facilitering van de werknemer (inclusief de arbo-aspecten).
- Plan minimaal één jaargesprek per jaar (vóór de zomer) in, maar liever tussendoor nog 1-2 voortgangsgesprekken (kunnen kort zijn, zoals een gerichte kop koffie over de voortgang).
- Laat het verslag van het jaargesprek met de concrete actiepunten (voor beide partijen) altijd accorderen door de medewerker en bewaar het AVG-proof.
- Maak vooraf afspraken over de wijze van ziek melden (bij voorkeur altijd telefonisch), (bijzonder) verlof aanvragen en omgang met gewerkte uren die buiten de reguliere werktijden of het contract vallen. Neem vooraf kennis van de vigerende arbeidsvoorwaardenregeling.
- Een werknemer heeft recht op scholing met opleidingsbudget (PKN-regeling). Breng het aanbod van de VKB-webinars of het scholingsaanbod van de Protestantse Kerk in Nederland actief onder de aandacht.
- Faciliteer de predikant door het werkplan bij te stellen en te bespreken met de kerkenraad volgens de richtlijnen die de Protestantse Kerk in Nederland.
Meer lezen over deze stap?
6. Beëindiging, overdracht en archivering
Voer een zorgvuldige exit uit met aandacht voor kennisborging en correcte administratieve afhandeling.
Aandachtspunten
- Volg de routekaart voor uitstroom met tijdige aanzegging, eindafrekening van verlof en (over)uren, maar ook zaken als sleuteloverdracht, intrekken eigendommen/IT-toegang, referenties en het plannen van een exitgesprek.
- Organiseer kennisoverdracht met overdrachtsplan, dossieropbouw en overzicht van bevoegdheden.
- Archiveer arbeidspapieren conform PKN/AVG-regels en vernietig niet-benodigde documenten.
Meer lezen over deze stap?
- Toerusting – Aandacht voor een goede overdracht (Kerkbeheer #3 2025) over een succesvolle overdracht en borging van kennis.
- Informatie over privacy, AVG en bewaartermijnen (PKN)